🎨 Personaliza los PDF de tus hojas de asistencia.
Desde la pestaña Hojas de asistencia, tienes la posibilidad de configurar una serie de informaciones que luego aparecerán en tus hojas de asistencia finales (una vez descargadas en formato PDF).
¡Atención! : La personalización de las hojas debe haberse realizado y guardado antes de archivar la/las hojas correspondientes. Las modificaciones hechas después del archivo no aparecerán en las hojas descargadas. ¡Anticipa! 😉
Puedes elegir que aparezcan activando las opciones asociadas:
Los tags de los aprendices.
Los tags de los intervenants.Nota: la etiqueta aparecerá únicamente en las hojas por sesión y por grupo, no en las hojas individuales.
La empresa del aprendiz.
Nota: la empresa aparecerá solo en las hojas por sesión e individuales, no en las hojas por grupo.La duración total de presencia de los aprendices en las hojas de asistencia individuales y por grupo.
El motivo de una ausencia cuando está justificada.
La duración del retraso eventual.
La duración de la salida anticipada eventual.
El comentario individual.
La marca de tiempo para mostrar la fecha y la hora de la firma del aprendiz y del instructor.
💡 También es posible personalizar el encabezado y el pie de página de las hojas de asistencia.
Esta opción te permitirá añadir información que deseas que aparezca así como imágenes si lo deseas.
El botón Vista previa te dará una idea del resultado final.
Nota: Algunas informaciones no podrán ser modificadas, como los colores de Edusign por ejemplo.
🤖 Automatizar el procesamiento de tus hojas.
Algunas Opciones también son configurables en función de tus necesidades.
Archivar automáticamente cada noche las sesiones que estén completamente firmadas: cada noche todas las hojas donde no falte ninguna firma (estado Presente únicamente) se archivarán. ¡Ya no necesitas realizar una acción manual para archivar estas hojas!
Enviar un correo electrónico de firma por la tarde a los instructores que hayan olvidado firmar la hoja de asistencia: recibirán un recordatorio de firma automático si una hoja no ha sido firmada durante el día.
Archivar las sesiones sin firmas en el archivo automático después de 365 días (esta duración es personalizable solicitando a través del chat): todas las hojas de asistencia, firmadas o no, serán modificadas.
Enviar cada noche las hojas de registro del día por correo electrónico: serán enviadas automáticamente a la dirección definida al activarse esta opción.
¡Atención! Si activas esta opción, tus sesiones del día se archivarán automáticamente todas las noches.
🎯 Ejemplos de casos de uso
Aquí se explica cómo utilizar estos parámetros para satisfacer necesidades específicas:
Control de asistencia OPCO: Activa la visualización de la Duración total de presencia y el Registro de tiempo. Esto permite justificar con precisión el tiempo dedicado a la formación ante los financiadores con una prueba técnica del momento de la firma.
Gestión de la Alternancia: Activa la opción La empresa del aprendiz. Al enviar las hojas de registro a los tutores en empresa, estos últimos identifican inmediatamente el vínculo entre el aprendiz y su estructura.
Cero acción administrativa: Combina el Archivado automático cada noche y el Envío de las hojas por correo. Tus archivos se organizan solos y tu servicio administrativo recibe un resumen diario sin siquiera abrir la aplicación.
Para profundizar más, visita nuestro centro de ayuda.
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