¡Lo esperabas desde hace tiempo, ¡lo hemos hecho! 🎉
Ya no es necesario enviar PDFs para llenar uno por uno y modificar cada año ni recibir cientos de correos para convocatorias o reglamentos internos! Ahora todo se hace en Edusign.
En este artículo encontrarás:
✏️Guía escrita ✏️
1️⃣ Crear un modelo de documento sin firma.
Para crear tu primer modelo de documento, ve al menú Documentos y haz clic en Enviar un documento en la parte superior derecha.
Luego haz clic en Crear un modelo al final de la página en la sección "Biblioteca de documentos de texto sin firma".
Aparece una página en blanco para editar un documento de A a Z. Puedes copiar y pegar un modelo de documento de Word.
En la barra de herramientas en la parte superior del modelo, puedes:
Modificar tu texto (tamaño, color, formato, hipervínculo ... etc.).
Insertar imágenes (tipo logo, sello y firma pregrabada... etc.)
Agregar varios elementos de estructura, como tablas, etc.
Entonces, a través de la barra de herramientas de la derecha:
Nombrar el modelo
Agregar diferentes variables al documento. Las variables son elementos que añadirás donde desees en el cuerpo de tu documento. Se actualizarán según el destinatario del envío y el remitente.
Por ejemplo:
Puedo elegir añadir la información de mi organización (Nombre, Dirección, SIRET... etc.) que se rellenarán automáticamente a partir de la información ingresada en la configuración de mi cuenta (información de la organización).
También puedo añadir el nombre completo y la firma del administrador, lo que actualizará el nombre del administrador automáticamente en cada envío según el usuario de la cuenta admin que genera el documento.
Finalmente, también puedo añadir el nombre completo de un aprendiz, su correo electrónico y la fecha de su formación, lo que tendrá el efecto de indicar automáticamente el nombre del aprendiz en el cuerpo del texto al momento de generar el documento y según el destinatario aprendiz. El administrador que genera el documento también podrá proporcionar la fecha de inicio y fin de la formación al momento de generar el documento.
Nota: las Cajas de verificación deben ser nombradas para permitirte diferenciarlas en tu barra de herramientas. Una vez nombradas y añadidas al documento, deberás escribir el texto junto a la variable Caja de verificación en el documento, de lo contrario, tendrás una casilla sin texto en el documento final.
Una vez completado el modelo, puedes continuar con el siguiente paso, lo que guardará tu documento y te permitirá enviarlo.
Luego puedes enviar el documento a uno o varios aprendizajes y hacer clic en Enviar.
2️⃣ Modificar o eliminar un modelo.
Para modificar un modelo de documento ya creado:
Ve a Documentos
Haz clic en Enviar un documento.
En la sección "Mis modelos de documentos", haz clic en los 3 puntitos en la parte superior derecha del documento.
Luego selecciona Modificar o Eliminar.
Nota: Si tu documento no aparece en la sección "Mis modelos de documento", haz clic en Mostrar más (a la derecha de esta sección).
3️⃣ Enviar un documento sin firma individualmente o en masa.
Para enviar un documento sin firma o en masa, tienes tres opciones:
Primero puedes enviar el documento a un aprendiz o a un grupo de aprendiz justo después de haber creado tu modelo de documento.
De la misma manera, una vez creado el modelo, puedes ir a Documentos y luego a Enviar un documento en la parte superior derecha. Desde la sección "Mis modelos de documentos", puedes luego hacer clic en los tres puntitos en la parte superior derecha de la vista previa del documento y luego en Usar al lado del documento en cuestión para enviar el documento a un aprendiz o grupo.
Si no ves tu modelo en la sección, haz clic en Mostrar más y selecciona tu documento en tu base.
Finalmente, desde la pestaña Aprendices, puedes seleccionar uno o más aprendices a través de la Casilla ✅ y luego hacer clic en Generar documentos a la derecha de tu pantalla. Luego tendrás la posibilidad de elegir el modelo de documento a enviar en el menú desplegable.
4️⃣ Seguir el envío y encontrar los documentos enviados.
Una vez enviado, encontrarás todos los documentos enviados en el menú Documentos en la sub-sección Documentos recientes (documentos enviados con o sin firma) o en Documentos generados, mostrando sólo los documentos generados mediante el proceso descrito en este artículo.
Luego puedes verificar que un documento ha sido enviado haciendo clic en el documento en cuestión, lo que te permitirá obtener la información precisa de horas y fechas de envío, por ejemplo.
Será posible descargar el documento haciendo clic en Descargar en PDF en la parte superior derecha de la página del documento.
También puedes acceder al menú Documentos desde donde podrás descargar los documentos individualmente o varios de una vez después de seleccionarlos (Casilla ✅) y pasar por el menú a la derecha de tu pantalla.
Para más información, visita nuestro centro de ayuda.
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