En este artículo, encontrará toda la información necesaria para convertirse en un superusuario del conector 🦸♂️:
1️⃣ Antes que nada.
1️⃣ Antes que nada.
¡Atención! Cuando usen una conexión entre un ERP y Edusign, deben saber que es altamente desaconsejable crear y/o modificar elementos directamente en Edusign. En caso contrario, podría producirse la eliminación o duplicación de sus sesiones/estudiantes/instructores. Edusign no se responsabiliza por dicho uso.
Dicho esto, ¡a por ello! 🚀😄
2️⃣ Edusign y SC-Form: ¡en resumen!
La conexión establecida entre Edusign y SC-Form permite sincronizar los datos entre los dos softwares. La sincronización es bidireccional, es decir, hay dos flujos de información, diferentes, en un sentido y en el otro:
Un flujo descendente 🛬. Este permite trasladar toda su planificación a Edusign desde SC-Form y evitar así una doble entrada de datos en SC-Form y en Edusign.
Un flujo ascendente 🛫. Esta subida de información, de SC-Form a Edusign, permite transmitir los estados de presencias/ausencias/ausencias justificadas hacia su conector para sus sesiones de formación.
3️⃣ La sincronización descendente de la información 🛬.
La sincronización descendente estándar entre Edusign y SC-Form, permite la importación y actualización automática de su planificación en Edusign una vez que los datos han sido ingresados en SC-Form.
Sin embargo, es importante notar que la sincronización descendente se realiza:
🕛🕙 Dos veces al día alrededor de las 12h y las 22h.
📅 Para todas las sesiones/encuentros/hojas de asistencia en los próximos 14 días móviles.
-- ¿Qué información baja hacia Edusign? --
📖 Las hojas de asistencia
Cuando creen o modifiquen sesiones/encuentros/cursos en SC-Form, toda la información asociada se descargará a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta descarga de información solo se realizará al momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente hojas de asistencia mostrando:
Su nombre.
Su fecha.
La hora de inicio y fin.
El aula de formación.
El o los instructores.
El o los estudiantes.
Nota : solo a partir del momento en que las hojas de asistencia están asociadas a un individuo (estudiante o instructor) será creado en Edusign. Es decir, no hay de qué preocuparse si no ve todos los perfiles/fichas de sus estudiantes e instructores en Edusign. Solo existirán en la aplicación cuando tengan una sesión de formación planificada en los próximos 14 días (ya que la sincronización solo se realiza para los próximos 7 días 😉).
Nota: hasta la fecha, no es posible enviar de forma automática el correo de firma. Se debe hacer manualmente.
👨🎓 Los estudiantes.
Una vez realizada la sincronización, el estudiante que tiene un curso planificado en Edusign dentro de los 14 días será creado automáticamente. Entonces, encontrará todos los perfiles/fichas de sus estudiantes desde el menú Estudiantes que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su apellido (obligatorio).
Su email personal o del OF. (obligatorio).
Su número de teléfono (opcional).
Su empresa si el estudiante está vinculado a un contrato (opcional).
👨🏫 Los instructores.
De la misma manera que con los estudiantes, una vez realizada la sincronización, el instructor que tenga un curso planificado en Edusign dentro de los 14 días será creado automáticamente. Entonces, encontrará todos los perfiles/fichas de sus instructores desde el menú Instructores que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su apellido (obligatorio).
Su e-mail (obligatorio).
Su número de teléfono (opcional).
➕ Opciones adicionales de sincronización descendente
Cabe destacar que ciertos parámetros de sincronización más avanzados pueden activarse para descargar más información a Edusign. La solicitud para activar estos parámetros se realiza con Edusign a través del chat.
Estos parámetros podrán permitir:
Hacer coincidir los motivos de ausencia entre Edusign y SC-Form.
Importar la información del maestro de aprendizaje/tutor (nombre, apellido, correo electrónico).
Hacer subir los OPCO en Edusign.
Disociar las entidades de su OF en varias cuentas Edusign mediante el ID de la sociedad. También es posible segmentar adicionalmente por código de sector.
Sincronizar grupos por "Grupos de recorrido" en Edusign.
Sincronizar estudiantes sin contrato activo del lado de SC-Form.
Sincronizar todos sus cursos en una sala por defecto.
Nota: A solicitud, y en función de la posibilidad técnica, se podrán imaginar y reflexionar otros parámetros juntos. 😮
4️⃣ FAQ sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ escrita por nosotros podrá brindarle aún más respuestas. 😉
5️⃣ La sincronización ascendente de los datos de asistencia 🛫.
La sincronización ascendente estándar de Edusign a SC-Form permite actualizar automáticamente los datos de asistencia de cada estudiante (ausencias/ausencias justificadas/presencias) según las hojas de asistencia que hayan firmado o no. La subida de información también permite sincronizar las presencias y ausencias de sus instructores para facilitar la gestión de su paga.
Esta sincronización ascendente se realiza:
Dos veces al día, entre las 12 y las 14h y entre las 17:30 y 19:30.
Únicamente para las hojas de asistencia que hayan sido archivadas.
-- ¿Qué información sube desde Edusign? --
👨🎓 El estado de asistencia (presencias/ausencias/ausencias justificadas) de los estudiantes para cada una de las hojas de asistencia asociadas, así como sus posibles retrasos.
👨🏫 Aquí también, los estados de presencias y ausencias de sus instructores según las hojas de asistencia.
➕Opciones adicionales de la sincronización ascendente
De manera similar a la sincronización descendente, también es posible modificar/agregar ciertos parámetros a la sincronización estándar. Este ajuste más avanzado permite importar más información. La solicitud para activar estos parámetros también se realizará con Edusign.
Subir el motivo correcto de las ausencias de Edusign a SC-Form.
Automatizar el envío del registro de ausencias a los maestros de aprendizaje/tutor.
Sincronizar de Edusign a SC-Form las salidas anticipadas
Sincronizar de Edusign a SC-Form los retrasos de sus estudiantes.
6️⃣ FAQ sincronización ascendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización ascendente, una FAQ escrita por nosotros podrá brindarle aún más respuestas. 😉
⏱️ Ganar el máximo de tiempo con los parámetros de su cuenta. ⏱️
Para más información, visite nuestro centro de ayuda.
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