Cuando usen una conexión entre un ERP y Edusign, deben saber que es altamente desaconsejable crear y/o modificar elementos directamente en Edusign. En caso contrario, podría producirse la eliminación o duplicación de sus sesiones/estudiantes/docentes. Edusign no se responsabiliza por dicho uso.
Funcionamiento
La conexión entre Edusign y SC-Form es bidireccional. Coexisten dos flujos de información distintos:
Flujo descendente 🛬 — La planificación que introduzca en SC-Form desciende automáticamente a Edusign en forma de hojas de asistencia (sesiones, estudiantes, docentes).
Flujo ascendente 🛫 — Los datos de asistencia recopilados en Edusign (presencias, ausencias, ausencias justificadas, tardanzas, salidas anticipadas) se transmiten automáticamente a SC-Form.
Periodicidad de sincronización
Las sincronizaciones descendentes y ascendentes son procesos distintos.
🛬 Sincronización descendente (SC-Form → Edusign)
Dos veces al día: entre 11:30 y 14:00, y luego entre 17:30 y 22:00 — Hora de París.
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora; es preferible que nos comuniques los cambios, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
Recopila las clases, los alumnos y los profesores de los próximos 14 días consecutivos.
🛫 Sincronización ascendente (Edusign → SC-Form)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 13:30, y luego entre las 18:30 y las 21:00 — Hora de París
Envía las presencias y ausencias de las hojas bloqueadas a SC-Form.
Nota: solo se recogen las hojas que se han bloqueado desde la última sincronización.
Especificidades de SC-Form
SC-Form está disponible en tres versiones de software: Galia, Sofia y Gessica. El funcionamiento del conector es idéntico para los tres; solo cambia el dominio de conexión.
SC-Form organiza sus datos por empresa (identificación obligatoria). También es posible segmentar más por sector dentro de una misma empresa.
La API SC-Form impone un límite máximo de 31 días por solicitud para recuperar sesiones. El conector utiliza una ventana de 15 días para garantizar la fiabilidad de los intercambios.
Instalación
Información previa
Parámetro | Descripción |
URL de la API SC-Form | La URL de acceso a su instancia SC-Form |
Nombre de usuario | Identificador de la cuenta API de SC-Form |
Contraseña | Contraseña de la cuenta API de SC-Form |
Dominio | Variante de software utilizada (Galia, Sofia o Gessica) |
Identificación de empresa | El ID de su empresa en SC-Form (obligatorio) |
Sector | Permite filtrar por sector dentro de su empresa (opcional) |
Token Edusign | El token de la API de tu cuenta de Edusign. Tu persona de contacto en Edusign te lo puede facilitar. |
Opciones descendentes 🛬 — lo que desciende de SC-Form a Edusign
Perímetro de datos; limitar lo que se sincroniza
Opción | Descripción |
Filtrar por tipo de región | Incluir o excluir inscritos según su tipo de región |
Filtrar por código de región | Incluir o excluir inscritos según su código de región |
Filtrar por convención | Incluir o excluir inscritos según el número interno o la referencia de cliente de su convenio |
Filtrar por código analítico del curso | Importar solo los cursos de los cuales al menos un inscrito tiene un código analítico correspondiente |
Sincronización sin convenio | Sincronizar todos los inscritos independientemente de su convenio / empresa |
Multi-sitio | Disociar las entidades de su organización en varias cuentas Edusign mediante la identificación de empresa |
Hojas de asistencia; adaptar la creación de los cursos
Opción | Descripción |
Cursos personalizados (multi-cursos) | Separar las sesiones personalizadas en cursos distintos en Edusign |
Sala predeterminada | Asignar una sala predeterminada a todas las hojas de asistencia |
Intervinientes predeterminados | Asignar uno o varios intervinientes predeterminados a los cursos sin interviniente |
Formaciones | Sincronizar las acciones de formación de SC-Form como Formaciones Edusign |
Aprendices e intervinientes; enriquecer los perfiles.
Opción | Descripción |
Tipo de correo electrónico del estudiante | Seleccionar qué correo usar con prioridad (personal o profesional) |
Envío automático de las credenciales | Enviar automáticamente un correo de creación de cuenta a los estudiantes |
Código analítico en etiquetas | Insertar el código analítico del camino en las etiquetas del aprendiz |
Campos personalizados de los aprendices | Sincronizar datos adicionales: fecha de entrada, fecha de salida, salida prevista, salida anticipada, número de lote, número CIR, etiqueta del camino |
Lugar principal del interviniente en etiqueta | Añadir el lugar principal del interviniente en sus etiquetas Edusign |
Grupos y contactos externos
Opción | Descripción |
Grupos del camino | Sincronizar los grupos de aprendices basados en los caminos SC-Form |
Tutores / Maestros de aprendizaje | Importar la información del tutor como contacto externo |
OPCO. | Hacer subir las informaciones del OPCO en Edusign |
Opciones ascendentes 🛫 — lo que sube de Edusign a SC-Form
Por defecto, las ausencias de los estudiantes suben para cada hoja archivada. Las opciones a continuación permiten enriquecer este envío.
Opción | Descripción | Requisitos previos en el lado de SC-Form |
Correspondencia de motivos de ausencia | Asociar cada motivo de ausencia Edusign a su equivalente en SC-Form. Un motivo por defecto puede ser definido para las ausencias sin justificación. | Los motivos se recuperan automáticamente cuando la funcionalidad está activada a través de la interfaz de administración de Edusign. |
Tardanzas | Registrar los retrasos de los aprendices como ausencias con un motivo específico. | Crear el motivo "retraso" en SC-Form y comunicar su identificador a Edusign. |
Salidas anticipadas | Registrar las salidas anticipadas de los aprendices con un motivo específico. | Crear el motivo "salida anticipada" en SC-Form, comunicar su identificador a Edusign, e incluirlo en la tabla de correspondencia de motivos. |
La solicitud para activar estas opciones se realiza a través del chat de Edusign. Previa solicitud, y en función de la viabilidad técnica, se pueden considerar otros parámetros.
🛬 Sincronización descendente — SC-Form hacia Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando crea o modifica sesiones en SC-Form, la información asociada baja a Edusign en forma de hojas de asistencia:
Nombre de la sesión
Fecha
Hora de inicio y fin
Aula de formación
Ponente(s) asociado(s)
Alumnos asociados
Las sesiones cuya duración de un inscrito es de 0 (eximido) no se importan.
Los estudiantes
En Edusign se crea automáticamente un alumno en cuanto se le asigna una clase en la ventana de sincronización. Los datos sincronizados son:
Nombre (obligatorio)
Nombre (obligatorio)
Correo personal o profesional (obligatorio)
Número de teléfono (opcional)
Empresa, si el estudiante está vinculado a un convenio activo (opcional)
Los ponentes
Del mismo modo, se crea automáticamente un profesor en Edusign en cuanto tiene una clase programada en la ventana de sincronización:
Nombre (obligatorio)
Nombre (obligatorio)
Correo profesional o personal (obligatorio)
Número de teléfono (opcional)
Los grupos así como los contactos externos (tutor, maestro de aprendizaje) pueden ser sincronizados según las opciones deseadas
Nota: Los individuos (aprendices e intervinientes) solo aparecen en Edusign cuando tienen una sesión planificada en los próximos 14 días.
🛫 Sincronización ascendente — Envío de datos de asistencia hacia SC-Form
Funcionamiento
Las hojas de asistencia las firman en Edusign tanto los alumnos como los profesores.
El documento está archivado (bloqueado) en Edusign.
En la próxima sincronización ascendente, los datos de asistencia se transmitirán a SC-Form.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
Las sesiones no aparecen en Edusign | Compruebe que las sesiones estén bien planificadas en los próximos 14 días en SC-Form y que la identificación de la empresa sea correcta. Compruebe también que las sesiones incluyan al menos un docente y un inscrito. |
Los alumnos aparecen por duplicado | No crees alumnos manualmente en Edusign cuando el conector esté activo. Compruebe que el correo del estudiante sea único. |
Los alumnos o los ponentes no aparecen | Solo aparecen cuando tienen una clase en la ventana de sincronización (14 días consecutivos). |
Las empresas no aparecen | La empresa se importa solo si el estudiante está vinculado a un convenio activo en SC-Form. |
Las ausencias no se registran | Comprueba que las hojas de asistencia estén correctamente archivadas (bloqueadas) en Edusign. |
Los motivos de ausencia no coinciden | Verifique la tabla de correspondencia de motivos configurada para su cuenta. |
Los retrasos no se registran | Verifique que un identificador de motivo de retraso haya sido configurado correctamente. |
Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros indicando:
El nombre de su organización
El identificador de tu cuenta de Edusign (School ID)
Una descripción detallada del problema que se ha producido
FAQ de sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ escrita por nosotros podrá brindarle aún más respuestas. 😉
FAQ sincronización ascendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización ascendente, una FAQ escrita por nosotros podrá brindarle aún más respuestas. 😉
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