¡Se acabó la doble entrada! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Aurion y Edusign. 🥰
Cuando utiliza una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign.
En caso contrario, correría el riesgo de que sus datos se eliminen o se dupliquen.
La sincronización desde Aurion hacia Edusign
La integración permite que Edusign recupere datos relacionados con las formaciones desde Aurion.
Esta información permite generar una hoja de asistencia en Edusign.
Luego, usted (o sus instructores) pueden hacer firmar a los estudiantes.
¡La hoja está lista y firmada!
Finalmente, la información de presencias y ausencias se envía opcionalmente a Aurion.
El conector se sincroniza dos veces al día
Entre las 11:00 y las 13:00 - Hora de París
Entre las 18:00 y las 21:00 - Hora de París
Durante una sincronización, las informaciones son recuperadas desde Aurion hacia Edusign y las presencias y ausencias son enviadas desde Edusign hacia Aurion
Los siguientes 7 días calendario se recuperan desde Aurion
Un curso presente en Aurion más de 7 días en el futuro aún no será visible en Edusign. Habrá que esperar.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Aurion, es necesario proporcionar la siguiente información a su contacto en Edusign.
Información prerrequisita
URL (obligatorio)
URL de acceso a la API:
https://MYDOMAIN.COM/ws/services/executeFavori
Nombre de usuario (obligatorio)
Nombre de usuario para acceder a la API:
Edusign
Base de datos (obligatorio)
Nombre de la base del cliente (relacionada al favorito):
producción
Contraseña (obligatorio)
Contraseña de acceso a la API:
xxxxxxxxxxxxx
Importar URL (obligatorio)
URL que permitirá enviar los estados de presencia a Aurion:
https://MYDOMAIN.COM/ws/services/import
Edusign Token (obligatorio)
Token de la API Edusign del cliente:
xxxxxxxxxxxxx--> El API Token se recupera desde su cuenta Edusign.
defaultAbsenceCode (obligatorio)
Código Aurion de motivo de ausencia por defecto que se enviará a la API Aurion para el tratamiento de las ausencias injustificadas de los estudiantes
fallbackCodeForJustifiedAbsence (obligatorio)
Código Aurion de motivo de ausencia por defecto que se enviará a la API Aurion para el tratamiento de ausencias justificadas de los estudiantes, pero solo si el motivo asociado a la ausencia en Edusign no es encontrado por el conector (ejemplo de motivo añadido manualmente en Edusign en lugar de un motivo de API).
sendStudentDelay (opcional)
Permite enviar los retrasos de los estudiantes a la API Aurion. Es necesario que el estudiante esté registrado como presente y retrasado en la hoja de asistencia de Edusign.
teacherPresence (opcional)
Permite enviar la presencia del instructor al curso a la API Aurion.
sendTeacherValidation (opcional)
Si esta opción está activada suceden dos cosas:
Durante la sincronización de Aurion a Edusign (importación de recursos): la ID de la intervención del curso Aurion se añade a la descripción del curso Edusign.
Durante la sincronización de Edusign a Aurion (envío de ausencias): también se remontará la fecha de sincronización como la fecha de validación del instructor para la intervención Aurion. Esto permite activar la facturación para las partes interesadas.
dataGroups - Favorito de los grupos (opcional pero obligatorio para el punto 9. y 10.)
El identificador del favorito que permite recuperar la información sobre los grupos, ver la estructura a continuación.
dataStudentsGroups - Favorito del vínculo entre los grupos y los estudiantes (opcional)
El identificador del favorito que permite recuperar los pares de identificadores que vinculan grupos y estudiantes, ver la estructura a continuación
dataCoursesGroups - Favorito del vínculo entre los grupos y las hojas de asistencia (opcional)
El identificador del favorito que permite recuperar los pares de identificadores que vinculan grupos y hojas de asistencia, ver la estructura a continuación
dataExternalMasterApprenticeship (opcional) - Favorito del vínculo entre los estudiantes en Master y su maestro de aprendiz. Ver la estructura a continuación
dataExternalTutor (opcional) - Favorito del vínculo entre los estudiantes en alternancia y sus tutores de empresa o empresas externas. Ver la estructura a continuación
Además, le pediremos que proporcione una captura de pantalla de los motivos de ausencia para asegurar la coherencia entre los dos sistemas.
Estructura del favorito "Data"
El parámetro 2 "Data" da lugar a la creación de un favorito con los siguientes datos (ver tabla)
Nombre del campo | Ejemplo de contenido del campo | Comentario adicional |
id.Intervención | 115849 |
|
id.Evento | 115848 |
|
Inicio | 2021-12-15T08:30:00 | El formato de la fecha debe ser exactamente el del ejemplo. Ver la consulta Aurion a parametrar. |
Fin | 2021-12-15T11:30:00 | El formato de la fecha debe ser exactamente el del ejemplo. Ver la consulta Aurion a parametrar. |
Descripción | Sesión de 08:30 a 11:30: Inglés 3er año S5 | La descripción corresponde en realidad al nombre de la sesión (será el nombre de la hoja de asistencia en Edusign) |
descripción.session | Computadora personal obligatoria -... | Este campo corresponde a la descripción de la sesión, no es obligatorio, permite añadir información relacionada con la sesión. |
Recurso | Aula 210 | Nombre de la ubicación de la formación, si hay varias, se pueden separar con comas |
id.Aprendiz | 110241 |
|
Nombre.Aprendiz | DURAND |
|
Nombre.Aprendiz | Margaux |
|
email.Aprendiz |
| |
Instructores | 16026415/GRIMAUD/Karole/k.grimaud@gmail.com|13456/Smith/John/john@gmail.com | Información separada por /, si hay varios instructores, separe con una barra (|) |
Estructura del favorito dataGroups
El parámetro 13 "dataGroups - Favorito de los grupos" da lugar a la creación de un favorito con los siguientes datos (ver tabla)
Nombre del campo | Ejemplo de contenido del campo | Comentario adicional |
id | 95101654 | Identificador único Aurion del grupo |
Etiqueta | Grupo TD 1 | Nombre del grupo que aparecerá en Edusign |
Estructura del favorito dataStudentsGroups
El parámetro 14 "dataStudentsGroups - Favorito del vínculo entre los grupos y los estudiantes" da lugar a la creación de un favorito con los siguientes datos (ver tabla)
Nombre del campo | Ejemplo de contenido del campo | Comentario adicional |
id | 95101654 | Identificador único Aurion del estudiante |
Correo electrónico | Correo electrónico del estudiante | |
Grupos | 95101777 | Identificador único Aurion del grupo |
Estructura del favorito dataCoursesGroups
El parámetro 15 "dataCoursesGroups - Favorito del vínculo entre los grupos y las hojas de asistencia" da lugar a la creación de un favorito con los siguientes datos (ver tabla)
Nombre del campo | Ejemplo de contenido del campo | Comentario adicional |
id.Grupo | 95101777 | Identificador único Aurion del grupo |
id.Evento | 115848 | Identificador del evento como hoja de asistencia en Edusign |
Etiqueta.Grupo | Grupo TD 1 | Opcional: nombre del grupo (usado únicamente para soporte) |
Es imperativo no tener líneas duplicadas
Estructura del favorito dataExternalMasterApprenticeship
Nombre del campo | Ejemplo de contenido del campo | Comentario adicional |
id.Tutor | 957 | Identificador único Aurion del contacto |
Nombre.Tutor | Dupont | Nombre del tutor |
Etiqueta.Grupo | Etienne | Apellido del tutor |
correo.Tutor | Correo electrónico del tutor | |
id.Aprendiz | 10043 | Identificador único del aprendiz vinculado |
Estructura del favorito dataExternalTutor
Nombre del campo | Ejemplo de contenido tipo del campo | Comentario adicional |
id.Tutor | 957 | Identificador único Aurion del contacto |
Nombre.Tutor | Dupont | Nombre del tutor |
Etiqueta.Grupo | Etienne | Nombre del tutor |
correo.Tutor | Correo electrónico del tutor | |
id.Aprendiz | 10043 | Identificador único del aprendiz vinculado |
Opciones adicionales disponibles
Por favor, indique las opciones deseadas a su contacto de Edusign.
Envío automático de los identificadores a los instructores y aprendices al añadirlos a Edusign
Envío de la asistencia de los aprendices a Aurion
Envío de la tardanza de los aprendices a Aurion
Envío de la asistencia de los instructores a Aurion
Sincronización de los motivos de ausencia para las justificaciones de ausencia
Sincronización de los maestros y tutores/empresas del estudiante. Para el seguimiento de los registros de ausencia.
Si desea activar los motivos de ausencia, será necesario comunicarnos los motivos en el siguiente formato:
[ { "ID": 101, "CODE": "ABS_DECLAREE", "NAME": "Ausencia" } ],¿Su conector ya está instalado y desea activar una opción?
Háganoslo saber por el chat.
Las exclusiones no están sincronizadas entre Edusign y Aurion a día de hoy.
Dirección IP a incluir en la lista blanca
52.47.74.210
Direcciones de email para incluir en la lista blanca
Para evitar que los emails lleguen como spam, sugerimos incluir las siguientes direcciones en la lista blanca:
edusign.fr
*.edusign.fr
*.*.edusign.fr
edusign.app
*.edusign.app
edusign.com
*.edusign.com
*.*.edusign.com
Información descendente a Edusign
📖 Las hojas de asistencia
Al crear o modificar sesiones/cursos en Aurion, toda la información asociada se transferirá a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta transferencia de información se realizará durante la sincronización para crear o modificar automáticamente hojas de asistencia mostrando:
Su nombre.
Su fecha.
La hora de inicio y fin.
La sala de formación (Recurso).
El(los) instructor(es).
El(los) aprendiz(es).
Nota: solo cuando las hojas de asistencia están asociadas a un individuo (aprendiz o instructor), se creará en Edusign.
En otras palabras, no se preocupe si no ve todos los perfiles de aprendices e instructores en Edusign. Solo existirán en la aplicación cuando tengan una sesión de formación planificada en la semana.
👨🎓 Los aprendices.
Una vez efectuada la sincronización, el aprendiz con un curso planificado en Edusign será creado automáticamente. Encontrará todos los perfiles/hojas de sus aprendices en el menú Aprendices que mostrará:
Su nombre (obligatoriamente).
Su primer nombre (obligatoriamente).
Su correo electrónico (obligatoriamente).
Su número de teléfono (opcional).
👨🏫 Los instructores.
De la misma manera que para los aprendices, una vez efectuada la sincronización, el instructor con un curso planificado en Edusign será creado automáticamente. Encontrará todos los perfiles/hojas de sus instructores en el menú Instructores que mostrará:
Su nombre (obligatoriamente).
Su primer nombre (obligatoriamente).
Su correo electrónico (obligatoriamente).
Los grupos.
Si la opción de subida de grupos está activada, una vez efectuada la sincronización, los grupos se crearán automáticamente. Encontrará todos los grupos en el menú Grupos, que mostrará:
Su nombre (obligatoriamente)
Los aprendices vinculados (obligatoriamente)
FAQ sincronización descendente.
Si todavía tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ redactada por nosotros le ofrecerá más respuestas. 😉
La sincronización ascendente de los datos de asistencia 🛫.
La sincronización ascendente estándar de Edusign a Aurion permite reenviar:
Datos de asistencia de los aprendices
Datos de asistencia de los instructores
Esta sincronización ascendente se realiza:
Cada día en el momento de las sincronizaciones
Solo para las hojas de asistencia que hayan sido archivadas en el día.
Nota : Durante la sincronización, si el aprendiz está asociado a un curso, será marcado como ausente por defecto si no ha firmado la hoja de asistencia.
Los que solo figuran en un grupo de aprendices sin estar asociados al curso (aunque el grupo esté asociado al curso) no se incluirán.
Solo los aprendices con un API_ID serán incluidos en el reporte de ausencias.
El desarchivo de una hoja después de una primera sincronización de una hoja puede causar errores. Se aconseja no desarchivar una hoja ya sincronizada.
FAQ sincronización ascendente
Preguntas frecuentes
¿Cómo formatear desde Aurion la fecha para que coincida con el formato ISO 8601?
Para que Edusign pueda procesar las fechas de eventos recibidas desde Aurion, aquí tiene un ejemplo de cálculo de consulta para implementar en su ERP:
1. Crear un campo calculado para formatear la fecha de inicio (o de fin)
2. Crear un campo « hora de inicio » para extraer solo esta parte de la fecha
3. Concatenar los 2 campos calculados anteriores con « T » entre ambos:
¿Cómo filtrar sus intervenciones en 15 días móviles?
Para reducir el procesamiento de su servidor Aurion en las intervenciones a enviar, debe aplicar filtros a su consulta Data - Intervenciones.
1. Aplicar un filtro en el atributo Inicio.evento -> Mayor o igual a Hoy:
2. Crear un campo calculado Inicio.evento - Hoy
3. En este último campo calculado, Aplicar un filtro -> menor o igual a 15
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