¡Se acabó la doble entrada! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Ammon y Edusign. 🥰
¡Atención! Cuando utiliza una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign durante una conexión con un ERP, ya que puede resultar en la eliminación o duplicación de datos.
Funcionamiento
La integración Edusign-Ammon es bidireccional:
Sincronización descendente (de Ammon a Edusign): los datos de formación (hojas de asistencia, estudiantes, docentes, grupos) se recuperan automáticamente desde Ammon y se crean en Edusign.
Sincronización ascendente (de Edusign a Ammon): los estados de presencia (asistencias, ausencias justificadas/injustificadas, retrasos, salidas anticipadas) se suben a Ammon una vez las hojas de asistencia están bloqueadas.
Por defecto, solo se sincronizan las sesiones cuyo estado es « En curso » (confirmado). Las sesiones « En preparación » no son recuperadas. Si desea que estas sesiones también sean sincronizadas, se puede activar una opción específica.
Periodicidad de sincronización
Sincronización descendente (de Ammon a Edusign)
El conector se sincroniza dos veces al día:
Entre las 11:30 y las 14:00 (hora de París)
Entre las 18:30 y las 22:00 (hora de París)
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora. Es preferible que envíes tus modificaciones, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
La ventana móvil abarca los 14 días naturales siguientes (por defecto). Un curso presente en Ammon más de 14 días en el futuro aún no será visible en Edusign. Las clases que ya se han impartido o que se han creado ese mismo día no se sincronizan.
Sincronización ascendente (de Edusign a Ammon)
La subida de datos de asistencia se realiza dos veces al día:
Entre 11h30 y 13h30 (hora de París)
Entre 18h30 y 21h00 (hora de París)
Nota: Solo se recogen las hojas que han sido bloqueadas desde la última sincronización.
Instalación
Informaciones previas
Debes facilitar la siguiente información a tu persona de contacto en Edusign. Son recuperables desde Valsoftware.
Parámetro | Descripción |
URL de acceso a la API | URL proporcionada por Valsoftware (ej: |
Nombre de usuario | Identificador de acceso a la API |
Contraseña | Contraseña de acceso a la API |
Token de autenticación | Token de autenticación proporcionado por Valsoftware |
Token de la API de Edusign | Recuperable por su contacto en Edusign |
Opciones de filtrado
Estas opciones permiten seleccionar específicamente las sesiones que serán sincronizadas hacia Edusign.
Opción | Descripción |
Filtrado por estructura(s) | Permite sincronizar solo las sesiones vinculadas a una o varias estructuras especificadas. |
Filtrado por acción(es) de formación | Permite sincronizar solo las sesiones cuya acción de formación corresponda a uno o varios estados dados. |
Filtrado por estado de sesión(s) | Permite sincronizar solo las sesiones cuyo estado corresponda a uno o varios identificadores especificados. |
Filtro por código de materia (exclusión) | Permite excluir las sesiones cuyo código de materia corresponda a uno o varios códigos definidos. |
Filtro por código de materia (inclusión) | Permite sincronizar solo las sesiones cuyo código de materia corresponda a uno o varios códigos definidos. |
Número de días que hay que recuperar | Permite modificar la ventana de sincronización (por defecto: 14 días). |
Opciones de sincronización descendente
Estas opciones personalizan los datos que bajan de Ammon a Edusign.
Opción | Descripción |
Hojas de asistencia |
|
Mostrar las salas en comentario | Muestra los nombres de los recursos/salas en la descripción de la hoja de asistencia. |
Mostrar las salas en sala de formación | Muestra los nombres de los recursos/salas en el campo «Sala» de la hoja de asistencia. |
Mostrar la dirección del lugar en sala de formación | Muestra la dirección del lugar de formación en el campo «Sala» de la hoja de asistencia. |
Mostrar el contacto administrativo principal | Añade el nombre del contacto administrativo principal en la descripción de la hoja de asistencia. |
Sesiones individuales | Permite sincronizar las sesiones individuales (un solo estudiante, sin vinculación al grupo). |
estudiantes |
|
Tipo de email de los estudiantes | Permite elegir el tipo de email reportado: personal, profesional o normal. Por defecto, se reporta el email profesional. |
Importar únicamente estudiantes con email | Si está activada, los estudiantes sin dirección de email no serán creados en Edusign. |
Envío automático de identificadores a los estudiantes | Envío automático de las credenciales a los estudiantes durante su incorporación en Edusign durante la sincronización. |
intervinientes |
|
Obtención del número de teléfono | Permite recuperar y sincronizar el número de teléfono de los docentes desde Ammon. |
Envío automático de identificadores a los intervinientes | Envío automático de las credenciales a los docentes durante su incorporación en Edusign durante la sincronización. |
Opciones de sincronización ascendente
Estas opciones personalizan la subida de asistencia de Edusign a Ammon.
Opción | Descripción |
Motivos de ausencia | Permite configurar la correspondencia entre los motivos de ausencia en Edusign y los de Ammon. Las ausencias justificadas se reportan con el motivo correspondiente de Ammon. |
Gestión de las salidas anticipadas | Permite definir el motivo que se reportará a Ammon en caso de salida anticipada. El motivo debe existir en Ammon. |
¿Su conector ya está configurado y desea activar una función? El soporte está aquí para ayudarlo. 🤗
Sincronización descendente — De Ammon a Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando usted crea o modifica eventos en Ammon, toda la información asociada desciende hacia Edusign en forma de hojas de asistencia:
Sus nombres
Sus fechas
La hora de inicio y fin
La sala de formación (si está disponible)
La descripción (referencia + nombre de la acción de formación)
El/los formador(es)
El(los) estudiante(es)
Las fichas o perfiles de los alumnos y los profesores se crean en Edusign únicamente cuando se les asocia una hoja de asistencia en la ventana de sincronización. Aparecerán en cuanto se programe una sesión de formación.
Los estudiantes
Una vez realizada la sincronización, se crean automáticamente los alumnos que tienen una clase programada en la ventana de sincronización:
Su nombre (obligatorio)
Su apellido (obligatorio)
Su email (opcional, según el tipo de email configurado)
Su número de teléfono (opcional)
Su empresa (opcional)
Su formación (opcional — referencia y nombre de la acción de formación)
Los ponentes
Del mismo modo, los ponentes que tienen una clase programada en la ventana de sincronización se crean automáticamente:
Su apellido (obligatorio)
Su nombre (obligatorio)
Su correo electrónico (obligatorio)
Su número de teléfono (opcional, si está activada la opción)
Los grupos
Los grupos se crean automáticamente para cada acción de formación. Muestran:
Su nombre (referencia + identificador + título de la acción de formación)
Su descripción (referencia, fechas, volumen horario)
Los estudiantes asociados
Sincronización ascendente — Subida de asistencia a Ammon
Funcionamiento
Registro de asistencia en Edusign: los estudiantes y docentes registran su asistencia en Edusign.
Bloqueo: la hoja de asistencia se bloquea (manualmente o automáticamente).
Subida automática: los estados de presencia se suben a Ammon en la hoja de registro correspondiente.
Datos recopilados
Para cada estudiante:
Presente: se consigna la duración de la presencia (duración total de la sesión).
Ausente injustificado: se consigna la duración de la ausencia injustificada.
Ausente justificado: se consigna la duración de la ausencia justificada, con el motivo de ausencia correspondiente (si los motivos están configurados).
Retraso: se consigna la duración del retraso como complemento de la presencia.
Salida anticipada: si la opción está activada, se calculan la duración de la presencia efectiva y la duración de la ausencia justificada, con el motivo de salida anticipada configurado.
Comentario: se reporta el comentario del estudiante en la hoja.
Para cada docente:
Presente (ha firmado): se consigna la presencia en la hoja de registro de asistencia del formador de Ammon.
Ausente (no ha firmado): se consigna la duración total de la ausencia injustificada en la hoja de registro de asistencia del formador.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
La hoja de asistencia ha sido creada el mismo día o corresponde a una sesión pasada | Edusign solo sincroniza las sesiones de los próximos 14 días (por defecto). |
La hoja de asistencia no tiene ningún ponente | El docente debe tener un nombre, apellido y email válidos en Ammon. |
El email del docente aparece duplicado en Ammon | Esto impide la sincronización de la hoja de cálculo para evitar duplicados. |
La sesión está en estado « En preparación » | Por defecto, solo se sincronizan las sesiones « confirmadas ». Active la opción de filtro de sesiones si es necesario. |
La sesión no tiene estudiantes o docentes | Las sesiones sin estudiantes o docentes no se crean en Edusign. |
El estudiante está desactivado en Ammon | Los estudiantes desactivados son ignorados por el conector. |
El estudiante no tiene correo electrónico (con la opción activada) | Si la opción «Importar únicamente los estudiantes con email» está activada, los estudiantes sin email son ignorados. |
Las ausencias no se registran | Compruebe que la hoja esté correctamente bloqueada en Edusign y que el conector esté en producción. |
En la configuración de la cuenta, en la pestaña «Conectores» > «Más información», hay disponible una lista de los eventos y errores relacionados con la sincronización.
Si, a pesar de estas comprobaciones, el problema persiste, el servicio de asistencia está a tu disposición para ayudarte. Por favor, adjunta:
El nombre de la cuenta de Edusign
El identificador de la sesión o del estudiante en cuestión
Una captura de pantalla del problema
FAQ sincronización descendente.
Si todavía tiene preguntas sobre la sincronización descendente, un FAQ redactado por nosotros puede ofrecerle aún más respuestas. 😉
FAQ sincronización ascendente
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