En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para convertirte en un superusuario del conector 🦸♂️ :
1️⃣ Antes de comenzar.
¡Atención! Cuando utilices una conexión entre un ERP y Edusign, debes saber que es altamente desaconsejable crear y/o modificar elementos directamente en Edusign. De lo contrario, puedes arriesgarte a la eliminación o duplicación de tus sesiones/estudiantes/instructores. Edusign no se hace responsable de dicho uso.
Dicho esto, ¡vamos a por ello! 🚀😄
2️⃣ Edusign y Hyperplanning: ¡Todo lo que tienes que saber
La conexión establecida entre Edusign y Hyperplanning permite sincronizar datos entre los dos programas. La sincronización es bidireccional, es decir, existen dos flujos de información, diferentes, en una dirección y en la otra:
Un flujo descendente 🛬. Este es el que permitirá descargar toda tu planificación en Edusign desde Hyperplanning, evitando así una doble entrada de información en ambos sistemas.
Un flujo ascendente 🛫. Este flujo ascendente, de Hyperplanning a Edusign, permite transmitir el estado de asistencia/ausencia/ausencias justificadas a tu conector para tus sesiones de formación.
3️⃣ La sincronización descendente de la información 🛬.
La sincronización descendente estándar entre Edusign y Hyperplanning permite la importación y actualización automática de tu planificación en Edusign una vez que los datos se ingresan en Hyperplanning.
Sin embargo, es importante notar que la sincronización descendente ocurre:
🕛🕙 Dos veces al día alrededor de las 12:00 y las 22:00.
📅 Para todas las sesiones/eventos y hojas de asistencia en los próximos 14 días móviles.
-- ¿Qué información se transfiere a Edusign? -- --
📖 Las hojas de asistencia
Cuando crees o modifiques sesiones/eventos/cursos en Hyperplanning, toda la información asociada se descargará a Edusign en forma de hojas de asistencia. Este traspaso de información solo se realizará al momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente las hojas de asistencia, mostrando:
Su nombre.
Su fecha.
La hora de inicio y fin.
La sala de formación.
El o los instructores.
El o los estudiantes.
Nota: a partir del momento en el que las hojas de asistencia estén asociadas con un individuo (estudiante o instructor), este último será creado en Edusign. Es decir, no te preocupes si no ves todos los registros/perfiles de tus estudiantes e instructores en Edusign, solo existirán en la aplicación cuando tengan una sesión de formación programada en los próximos 14 días (ya que la sincronización solo se realiza para los próximos 7 días 😉).
👨🎓 Los estudiantes.
Una vez realizada la sincronización, el estudiante que tenga un curso programado en Edusign en los próximos 14 días será creado automáticamente. Entonces podrás encontrar todos los perfiles/registros de tus estudiantes desde el menú Estudiantes que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su nombre (obligatorio).
Su correo electrónico (obligatorio).
Su número de teléfono (opcional).
El nombre de su formación (opcional).
Su empresa (opcional).
👨🏫 Los instructores.
De la misma manera que con los estudiantes, una vez efectuada la sincronización, el instructor que tenga un curso programado en Edusign en los próximos 14 días será creado automáticamente. Luego podrás encontrar todos los perfiles/registros de tus instructores desde el menú Instructores que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su nombre (obligatorio).
Su correo electrónico (obligatorio).
➕ ¿Qué información puede ser subida a solicitud? ➕
Cabe destacar que se pueden activar ciertos parámetros de sincronización más avanzados para descargar más información a Edusign. La activación de estos parámetros se realiza a través de Edusign por chat.
Estos parámetros podrían permitir:
Hacer coincidir los motivos de ausencias entre Edusign y Hyperplanning.
Agrupar a los estudiantes en grupos/clases/formaciones.
Importar la información del tutor/nombre, apellido, correo electrónico.
Activar el envío automático de credenciales a instructores y estudiantes.
Aplicar un filtro en la subida de cursos a través de la sección y/o familia.
Filtrar la subida de estudiantes usando la sección y/o familia.
A solicitud, y dependiendo de la posibilidad técnica, se pueden imaginar y discutir en conjunto otros parámetros. 😮
4️⃣ FAQ sobre la sincronización descendente.
Si aún tienes preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ redactada por nosotros puede darte más respuestas. 😉
5️⃣ La sincronización ascendente de datos de asistencia 🛫.
La sincronización ascendente estándar de Edusign hacia Hyperplanning permite actualizar automáticamente los datos de asistencia de cada estudiante (ausencias/ausencias justificadas/asistencias) en función de las hojas de asistencia que hayan firmado o no. La subida de información también permite sincronizar las presencias y ausencias de los instructores para facilitar la gestión de sus nóminas.
Esta sincronización ascendente se realiza:
Cada noche alrededor de las 22:00.
Solo para las hojas de asistencia que han sido archivadas durante el día.
-- ¿Qué información se sube desde Edusign? -- --
👨🎓 El estado de asistencia (asistencias/ausencias/ausencias justificadas) de los estudiantes para cada una de las hojas de asistencia que les están asociadas.
👨🏫 Aquí nuevamente, los estados de asistencias y ausencias de tus instructores en función de las hojas de asistencia.
➕ ¿Qué información puede ser subida a solicitud? ➕
De la misma manera que para la sincronización descendente, también es posible modificar/agregar ciertos parámetros a la sincronización estándar. Este ajusto más avanzado permite importar más información. La solicitud de activación de estos parámetros también se hará a través de Edusign.
Subir el motivo correcto de ausencias de Edusign hacia Hyperplanning.
Automatizar el envío del informe de ausencias a los tutores/maestros.
6️⃣ FAQ sobre la sincronización ascendente.
Si aún tienes preguntas sobre la sincronización ascendente, una FAQ redactada por nosotros puede darte más respuestas. 😉
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Para más información, visita nuestro centro de ayuda.
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