Nota: Este artículo está dirigido únicamente a organizaciones que tienen un ERP de gestión interna (o conector) conectado a Edusign.
Para ayudarle a familiarizarse con su conector, le recomendamos que consulte este artículo si tiene preguntas relacionadas con la conexión entre su ERP y Edusign.
Muchas respuestas le ayudarán a adoptar el comportamiento adecuado y a comprender bien cómo funciona la conexión, ya sea para Ammon, Ypareo, Hyperplanning, SC-Form (Galia y Gessica) o Aurion. 😉
FAQ sincronización descendente (del conector a Edusign).
FAQ sincronización ascendente (de Edusign al conector).
FAQ sincronización descendente (del conector a Edusign)
🔨 ¿Cómo crear elementos manualmente en Edusign?
Puede necesitar crear/modificar un elemento en Edusign de forma ocasional para remediar un error o una necesidad urgente.
¡Atención! Le recomendamos que evite recurrir a la creación manual de elementos en Edusign. Si los datos no son creados por el conector, entonces la subida de la información no será automática para los recursos creados manualmente.
Sin embargo, si esto debe hacerse, deberá asegurarse de que la información ingresada en Edusign esté también en su ERP y sean exactamente las mismas.
🕵️♀️ Ya no encuentro mis hojas de asistencia creadas manualmente: ¿qué hacer?
Desde la pestaña Hojas de asistencia, es posible filtrar los elementos por su creador. Para ello, vaya a esta pestaña y luego haga clic en Más filtros en la parte superior de la página.
Podrá visualizar los elementos creados por un Propietario, Administrador, Usuario, Instructor o por API (el ERP o conector conectado por API). Este filtro le permitirá distinguir rápidamente lo que ha sido creado en Edusign automáticamente (por su conector, mención API) o por un miembro de su organización.
🔄 ¿Cómo asegurarme de que la sincronización automática ha tenido lugar?
Para consultar los últimos eventos de sincronización entre su conector y Edusign, puede hacer clic en Conector instalado (X), yendo a sus Configuraciones y luego a Conectores.
Desde la página que aparecerá, podrá consultar toda la información intercambiada entre su conector y Edusign así como la fecha y hora de estos eventos.
🕑 ¿Cómo realizar un cambio de instructor en el último minuto?
Para realizar un cambio de instructor de última hora (el mismo día) en una hoja de asistencia, es adecuado modificar el instructor de la sesión en Edusign y en su conector.
Asegúrese de que este procedimiento se haya realizado en ambos lados si desea evitar errores de conexión que puedan derivarse de ello (eliminación, duplicado...).
🏢 ¿Por qué no aparecen las empresas de mis estudiantes en Edusign?
Si no ve las empresas de sus estudiantes, primero verifique que esta información se haya ingresado correctamente en su herramienta de gestión interna conectada a Edusign.
Después de verificar, si la información está presente en el conector, 2 elementos pueden explicar por qué no se sube a Edusign:
La información no está ingresada en el lugar correcto en su conector: en tal caso, modifíquela directamente en la base de su ERP y espere la próxima sincronización para que aparezca en Edusign.
La información está ingresada correctamente: en este caso, verifique los derechos de administrador otorgados a Edusign y asegúrese de que tengamos permiso de lectura sobre la empresa de cada estudiante para subir la información.
😱 ¿Por qué algunas sesiones programadas en mi conector no aparecen en Edusign?
La mayoría de las veces, cuando ocurre esta situación, es importante verificar estos cuatro elementos primero:
Un instructor está bien relacionado con la hoja de asistencia en el conector.
El instructor relacionado tiene un correo electrónico válido.
La sesión debe tener lugar en los próximos 14 días (o 7 días para Yparéo).
La sesión no se creó/modificó el mismo día. En cuyo caso, debe esperar la próxima sincronización para que la información aparezca.
👨🎓🕵️♂️ ¿Por qué no aparecen los instructores y/o estudiantes en Edusign?
La sincronización con su ERP permite importar solo la información relacionada con los próximos 14 días de formación (o 7 días para Yparéo). Así, toda la planificación no se subirá de una vez a su cuenta de Edusign.
Si no ve ciertos estudiantes y/o instructores, se desaconseja altamente crearlos manualmente. Los estudiantes e instructores faltantes se sincronizarán 14 días (o 7 días para Yparéo) antes de sus primeras sesiones de formación.
🗂️ ¿Cómo segmentar la información de mi organización en varias cuentas de Edusign?
Si necesita diferenciar sus diferentes organizaciones, puede tener varios "sub-cuentas" de Edusign conectadas entre sí.
Para hacerlo, primero deberá contactarnos para configurar las diferentes cuentas. Esta información sube de manera diferente según el conector utilizado, la segmentación se basa en la siguiente información:
Ammon: segmentación por Código de estructura.
Ypareo: segmentación por Código de sitio.
Hyperplanning: segmentación por la combinación de la Familia y la Sección del estudiante.
SC-Form (Galia y Gessica): segmentación por Compañía y/o Sector.
Aurion: segmentación por filtrado del favorito construido.
👨🎓👨🎓 ¿Por qué los estudiantes parecen estar duplicados en Edusign?
Puede ocurrir que su cuenta de Edusign muestre duplicados. Por lo general, este comportamiento puede estar relacionado con estas dos posibilidades:
El estudiante se ha creado dos veces en el conector utilizado.
El estudiante fue creado automáticamente por el conector y uno de sus administradores o usted mismo lo creó manualmente en Edusign.
Nota: Borrar/archivar en Edusign al estudiante duplicado no resolverá este comportamiento. Esto se repetirá en la próxima sincronización. Por lo tanto, asegúrese de verificar bien los dos puntos mencionados anteriormente.
En primer lugar, le recomendamos verificar bien si el estudiante no se ha creado dos veces en su conector. Si este es el caso, el estudiante deberá ser eliminado del conector y todo deberá estar en orden en la próxima sincronización. Sin embargo, si encuentra dificultades, por favor contáctenos a través del chat para realizar una eliminación definitiva en Edusign tras una creación manual errónea.
FAQ sincronización ascendente (de Edusign al conector).
🔄🔄 ¿Cómo subir los datos de asistencia dos veces al día?
Es posible subir estos datos dos veces al día si es necesario, estableciendo una conexión avanzada. Le recomendamos contactarnos a través del chat para estudiar su solicitud.
📆 ¿Cuándo ocurrió la última sincronización ascendente?
Esta información ahora está disponible directamente desde su área. Para hacer esto, puede hacer clic en Conector instalado (X), pasando el mouse sobre su nombre/el nombre de su organización en la parte superior derecha de su cuenta. Tendrá acceso a todos los eventos sincronizados recientemente.
🕵️♀️ ¿Por qué no encuentro los mismos datos en Edusign y mi ERP?
Por lo general, cuando la información difiere del conector a Edusign o viceversa, es necesario verificar esta información:
Entre los elementos que difieren, algunos no han sido objeto de una creación manual.
Las hojas de asistencia han estado bien archivadas durante al menos 24 horas.
Las hojas de asistencia no han sido desarchivadas y luego archivadas nuevamente para modificar el estado de asistencia de uno o varios estudiantes (la carga de datos solo ocurre en el primer archivado).
🎾 ¿Cómo evitar que Edusign envíe los estados de asistencia a mi ERP?
Si no desea que Edusign suba estos estados a su conector, sepa que este ajuste puede ser desactivado por nuestros equipos. Le invitamos a contactarnos a través del chat, ubicado en la parte inferior izquierda de su área para realizar la solicitud.
🎉 ¡Y eso es todo, ya sabes todo! 🎉
Para ir más allá, visite nuestro centro de ayuda.
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