En caso de ausencia, es posible enviar informes de ausencia a los tutores de aprendizaje de sus aprendices con la frecuencia que desee.
El informe de ausencia es un documento PDF enviado al tutor de aprendizaje de sus aprendices. Este mostrará un número determinado de informaciones configurables.
Cabe señalar que este documento será enviado con la frecuencia que haya elegido. Este informe mostrará la información del período en cuestión. Este solo será enviado si se detectan ausencias por la herramienta, o también si el aprendiz está presente según su configuración. 🤗
Si esta opción no ha sido activada en su cuenta, por favor notifíquenos su deseo de hacerla efectiva.
Configurar el contenido y la frecuencia de envío del informe 📝
Una vez que nuestro equipo haya implementado esta funcionalidad, podrá elegir la frecuencia de envío del informe desde sus Configuraciones > Sección "Informe de Ausencia".
Contenido del informe
Para satisfacer los diferentes formatos deseados en su contexto de formación, podrá configurar diferentes secciones en el informe:
Resumen de asistencia: tasas de presencias, documentación pendiente de firma (el aprendiz ha recibido un correo de firma, pero aún no ha firmado), ausencias injustificadas y ausencias justificadas.
El detalle de horas de presencia, ausencias injustificadas, ausencias justificadas, hojas pendientes, retrasos y salidas anticipadas y su duración.
Nota: Algunas secciones son obligatorias para transmitir la información esencial (ausencias y firmas pendientes)
Frecuencia de envío automático del informe 🕐
Para asegurar el seguimiento regular de la asistencia con los tutores de aprendizaje, puede configurar la frecuencia de envío automático del informe. Una forma sencilla de ahorrar largas acciones manuales. 🤗
Diario: Todas las noches a las 19 h.
Semanal: Todos los viernes a las 19 h.
Quincenal: El 1 y el 15 del mes a las 19 h.
Mensual: El 1 del mes a las 19 h.
El correo se enviará directamente a la dirección del tutor de aprendizaje que habrá ingresado previamente en el perfil del aprendiz, sección Informe de Ausencias.
Nota:
Los tutores de aprendizaje se consideran contactos externos que puede agregar desde la pestaña Externos o al momento de agregarlo al perfil del aprendiz.
Algunos ERP conectados a Edusign también permiten cargar automáticamente esta información, como es el caso de Hyperplanning o Yparéo. ¡Contáctenos para más información!
Activar el envío automático incluso cuando el aprendiz está presente
En algunos casos, el informe de ausencia debe enviarse incluso si el aprendiz no tiene ausencias en el período. Para ello, active la opción dedicada y sus informes se enviarán automáticamente según el período configurado. 🤗
Nota: La activación del parámetro también obliga la sección "Presencia" en el informe de ausencia.
Descargar manualmente un informe de ausencia
Para descargar manualmente un informe de ausencia, vaya al perfil del aprendiz cuyo informe desea obtener.
Luego puede bajar por su perfil hasta encontrar el botón "Enviar el informe de ausencias".
Después de seleccionar esto, estará en el menú de descarga del informe de ausencias.
Solo quedará escoger las fechas correspondientes para este informe, y no marque "enviar como copia a un contacto externo" lo que significaría transmitir el informe al tutor.
Después de hacer clic en el botón enviar, el informe se descargará automáticamente.
Enviar manualmente un informe de ausencias 📬
Es posible enviar manualmente un informe de ausencia a los tutores de aprendizaje.
Vaya al perfil del aprendiz de su elección, luego a la sección "Informe de Ausencia".
Haga clic en "Enviar el informe de ausencia".
Usted puede elegir:
El período a reflejar en el informe.
Otro contacto externo al que desea enviarlo además del o de los tutores de aprendizaje.
Enviar al aprendiz igualmente si es necesario.
Usted recuperará el informe en formato Zip y será enviado a su contacto externo (el tutor de aprendizaje) así como al aprendiz, si lo ha activado. 🤗
Enviar manualmente varios informes de ausencia 📚
Puede ser engorroso recuperar cada informe uno por uno. Ahora puedes recuperar (y enviar) todos los informes de ausencias en unos pocos clics! ✨
Desde sus Configuraciones > Sección "Informe de Ausencia",
Haga clic en "Enviar todos los informes de ausencia".
Usted puede elegir:
El período a reflejar en el informe.
Un contacto externo al que desea enviarlo.
Enviarlo también al aprendiz si es necesario.
Nota:
La acción está disponible para los roles de usuario, administrador y propietario
Por razones de rendimiento, el envío masivo está limitado a 1 por día.
Para más información, visite nuestro centro de ayuda.
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