En Edusign, puedes importar, personalizar y hacer firmar cualquier tipo de documento PDF. Este sistema te permite enviar fácilmente convenios, contratos o certificados de realización a tus aprendices, ponentes o socios externos, de forma segura.
¿Por qué usar esta funcionalidad?
Esta funcionalidad te permite:
Centralizar los documentos de formación (convenios, contratos, certificados, etc.)
Automatizar el envío y la firma electrónica segura
Ahorrar tiempo gracias a la integración de datos (nombre, apellido, fechas, etc.).
📌 Nota: La firma de documentos requiere créditos específicos, distintos a los utilizados para la asistencia.
Pasos para enviar un documento a firmar
1. Crear o importar un documento
Accede a la pestaña Documentos
Haz clic en Enviar un documento
Elige un modelo existente o importa un archivo PDF mediante Añadir un documento
✅ Tamaño máximo: 10 MB
➕ Puedes usar los modelos de Edusign en la sección Mis modelos de documentos.
2. Configurar el documento
Arrastra y suelta las variables dinámicas (nombre, apellido, correo electrónico…) desde el menú lateral derecho
Añade campos personalizados para que los firmantes rellenen
Añade si es necesario un firmante externo (por ejemplo, empresa de prácticas) empresa de prácticas)
⚠️ Si otro administrador debe firmar, añádelo como contacto externo.
3. Añadir anexos (opcional)
Puedes añadir uno o varios anexos al documento
Serán accesibles mediante un enlace en el correo electrónico de firma
4. Seleccionar los destinatarios
Elige uno o varios aprendices
Activa el envío masivo para enviar un documento a varias personas
Define si es necesario un orden de firma
Añade personas en copia carbón (CC)
📌 Se genera un documento único por aprendiz con los datos rellenos automáticamente.
5. Finalizar y enviar
Personaliza el contenido del correo electrónico (asunto y mensaje)
Activa recordatorios automáticos
Activa la validación por código SMS (si se proporciona un número)
Fija una fecha de expiración del enlace de firma
✅ Verifica el número de créditos utilizados, luego haz clic en Enviar.
6. Seguir el envío y recuperar los documentos
Todos los firmantes reciben un correo electrónico con el enlace de firma
Una vez firmado, cada documento se archiva en la pestaña Documentos
El PDF firmado está acompañado de un archivo de prueba con sello de tiempo
7. Seguimiento de firmas en tiempo real
Haz clic en un documento para mostrar las fechas de envío y firma
Usa el Previsualizar para ver el estado en directo
Desde el panel lateral: relanza, descarga o elimina el documento si es necesario
Preguntas frecuentes
¿Se pueden enviar varios documentos diferentes de una sola vez?
No, cada envío se refiere a un documento único. Sin embargo, el envío masivo permite enviar el mismo documento a varios destinatarios.
¿Qué hacer si un firmante no recibe el correo electrónico?
Verifica la dirección de correo electrónico en su ficha
Relanza el envío desde la interfaz del documento
Si es necesario, contacta a nuestro soporte a través del chat
¿Es obligatorio el SMS?
No, la autenticación por SMS es opcional. Refuerza la seguridad, si el número está proporcionado en la ficha del destinatario.
Consulta otros artículos de nuestro centro de ayuda o contáctanos directamente a través del chat si tienes preguntas específicas. 💬