¿Qué tipos de documentos se pueden generar en Edusign?
En Edusign, es posible generar certificados de finalización para certificar que un alumno ha completado con éxito un curso. Una vez generados, estos documentos aparecen en la subpestaña Documentos de la ficha del alumno o en el menú Documentos.
Para enviar un documento, es necesario adquirir previamente créditos de documento, que no tienen nada que ver con las firmas.
Es posible importar cualquier tipo de documento en formato PDF para su firma: para alumnos, profesores, administradores y externos. Este es el tema de este artículo.
Es más, tus comentarios son muy apreciados y nos ayudan a dar forma al futuro de Edusign. Por favor, ayúdenos compartiendo sus sugerencias 😉
En este artículo para administradores encontrará:
5️⃣ Validación
✏️ Guía escrita ✏️
1️⃣ Cree o utilice una plantilla de documento.
Vaya a la pestaña Documentos y haga clic en Enviar un documento.
A continuación, puede elegir una plantilla ya creada en Edusign o importar su propio archivo PDF.
Nota: El archivo será admitido si no supera los 10 MB.
Importar una nueva plantilla
Para importar una nueva plantilla, haga clic en Añadir un documento.
Utilice plantillas propias o propuestas por Edusign
Si desea enviar una plantilla de documento ya creada, puede elegir entre sus propias plantillas o las propuestas inicialmente por Edusign.
Para acceder a sus plantillas, simplemente haga clic en "Ver más" en la sección "Mis plantillas de documentos".
Algunas plantillas ya existen y pueden ser utilizadas directamente o modificadas por usted para adaptarlas a sus necesidades.
Para utilizar sus propias plantillas o las propuestas por Edusign, haga clic en los 3 puntos en la parte superior derecha del documento de su biblioteca. Luego, haga clic en Utilizar.
Si desea modificar la plantilla antes de enviarla, simplemente haga clic en Modificar y siga los siguientes pasos de la guía.
2️⃣ Configure una nueva plantilla.
Una vez cargada, puede arrastrar variables del menú de la derecha a su documento.
Para la "información de perfil" de un alumno, tutor o externo, corresponde a la información introducida en su ficha Edusign. Una vez arrastrada, puede hacer clic en la rúbrica y después en el icono de configuración de variables para elegir la información que se introducirá automáticamente.
Las variables se establecen en función de los destinatarios de su documento.
Por ejemplo, si el destinatario es un alumno, si añades las variables Nombre completo y Correo electrónico, sus apellidos, nombre y dirección de correo electrónico se añadirán automáticamente al enviar el documento.
¿Necesita más información? También puede añadir campos personalizados para que los rellenen los firmantes.
Puede añadir un Firmante externo para asociar a un alumno con este firmante, por ejemplo para crear un documento que vincule a un alumno con un maestro de aprendices.
Si también desea que el documento sea rellenado por un administrador, recuerde añadir los campos necesarios desde la pestaña Administrador.
Nota: Si desea que otro administrador firme por usted, añádalo como contacto externo al crear la plantilla. En este caso, si no ha introducido esta información previamente, se le considerará como firmante del documento y se le pedirá que lo firme antes de enviarlo.
Una vez que esté satisfecho, haga clic en Siguiente paso.
3️⃣ Añada un apéndice a su plantilla de documento
También puede añadir uno o varios archivos adjuntos a su plantilla de documento de firma.
Nota: Estos archivos adjuntos se incluirán en el correo electrónico que reciban los firmantes, no como archivos adjuntos, sino a través de un enlace que les redirigirá al documento.
4️⃣ Añadir destinatarios.
Firme y rellene los campos de administrador si ha establecido una firma de administrador.
Seleccione uno o varios destinatarios (activando Envío en grupo).
Si lo desea, puede marcar la opción Definir orden de firma para que los destinatarios reciban el documento para firmar uno tras otro.
También puede añadir contactos "Copia carbón" para que puedan seguir el estado del documento. Estos contactos sólo tendrán derechos de lectura sobre el documento.
Se generará un documento por alumno y las variables se rellenarán automáticamente en función del destinatario o destinatarios.
5️⃣ Finalice su envío
En la fase de validación, podrá:
Modificar el correo electrónico enviado a los destinatarios (cuerpo y/o asunto).
Definir un recordatorio automático al cabo de cierto tiempo en caso de no firma.
Defina el modo de validación: La validación por código SMS permite enviar el código de validación por SMS y no por correo electrónico si el o los destinatarios tienen asociado un número de teléfono en su expediente Edusign.
También puede fijar una fecha de caducidad para el documento. Una vez pasada esta fecha, el destinatario ya no podrá firmar el documento.
Por último, puede validar el número de créditos utilizados y enviar solicitudes de firma.
6️⃣ Recuperar el envío de documentos
En cuanto se completa un documento, todos los firmantes reciben una copia.
El administrador también puede recuperar documentos y enviar recordatorios desde la pestaña Documentos.
Nota: Los documentos se generan en formato PDF con un archivo de prueba fechado y horado.
7️⃣ Seguimiento de los documentos
Haciendo clic en un documento, puede comprobar que ha sido enviado y recibido por las personas interesadas. También puede ver la fecha y la hora en que se envió un documento a un firmante.
8️⃣ Ver el estado de un documento
Haciendo clic en vista previa, puede ver de un vistazo el estado de las firmas y la entrega de su documento.
Desde el menú de la derecha, puede enviar un correo electrónico recordatorio, descargar el documento o eliminarlo.
Para más información, visita nuestro centro de ayuda.
💬 Si no encuentras lo que buscas, ponte en contacto con nosotros a través del chat. 💬