¡Adiós a la doble entrada de datos! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Alcuin y Edusign. 🥰
Cuando utilice una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign.
De lo contrario, corre el riesgo de pérdida o duplicación de sus datos.
Funcionamiento
La integración entre Alcuin y Edusign permite sincronizar automáticamente los datos de formación desde Alcuin a Edusign.
Sincronización descendente (de Alcuin a Edusign):
La información relacionada con tus sesiones de formación (cursos, alumnos, ponentes, grupos, aulas) se recupera de Alcuin y se crea o actualiza automáticamente en Edusign.Sincronización de eventos (horario de los alumnos):
Además de las hojas de asistencia, el conector puede sincronizar un horario de los alumnos en forma de eventos en Edusign, para tu contexto sin control de asistencia, con un intervalo de sincronización configurable.
Nota: La sincronización ascendente de la asistencia aún no está disponible para el conector Alcuin. Por el momento, las presencias y ausencias registradas en Edusign no se transfieren a Alcuin.
Periodicidad de sincronización
Sincronización descendente (cursos, alumnos, profesores, grupos)
El conector se sincroniza dos veces al día:
Entre las 11:30 y las 14:00 — Hora de París
Entre las 18:30 y las 22:00 — Hora de París
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora; es preferible que nos comuniques los cambios, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
Por defecto, se recuperan los próximos 15 días naturales desde Alcuin. Esta ventana se puede configurar.
Un curso en Alcuin que se extienda más allá de esta ventana aún no será visible en Edusign. Tendrá que esperar. Las clases que hayan tenido lugar o se hayan creado ese mismo día en el pasado no se sincronizarán.
Sincronización de eventos (agenda del estudiante)
La sincronización de eventos funciona en dos modos:
Sincronización breve: los dos próximos días por defecto (configurable)
Sincronización prolongada: los próximos 365 días por defecto (configurable)
Los eventos pasados se omiten automáticamente. Los eventos huérfanos (eliminados en Alcuin) se eliminan automáticamente en Edusign.
Instalación
Información requerida previamente
Parámetro | Descripción |
URL de la API | URL de acceso a la API de Alcuin (p. ej.: |
Nombre de usuario | Datos de acceso a la API |
Contraseña / Clave de API | Clave de autorización para autenticar las solicitudes |
Filtrado por directorio
Los directorios determinan qué grupos de alumnos se sincronizan con Edusign. Son específicos de cada establecimiento y debe facilitarlos el cliente.
Directorio | Descripción |
Directorio de alumnos en formación inicial | Identificador del directorio que contiene a tus alumnos en formación inicial |
Directorio de alumnos de formación continua | Identificador del directorio que contiene a tus alumnos de formación continua |
Directorio de ponentes | Identificador del directorio que contiene a tus colaboradores |
Directorio de grupos de alumnos | Identificador del directorio que contiene tus grupos (denominados «Organismos» en Alcuin) |
Para que la sincronización funcione, es necesario disponer de al menos un directorio de alumnos (formación inicial o continua).
Opciones — Listas de asistencia
Opción | Descripción |
Número de días que se deben sincronizar | Ventana móvil de sincronización de clases (por defecto: 15 días) |
Desactivación de la sincronización de grupos | Desactiva la sincronización de grupos si no se desea (activada por defecto) |
Desactivación de la sincronización de las clases | Desactiva la sincronización de las hojas de asistencia, pero mantiene la sincronización de personas y grupos (activada por defecto) |
Opciones — Eventos (agenda del estudiante)
Estas opciones solo se aplican al módulo complementario de planificación de estudios. Si no utilizas los eventos, esta sección no te concierne.
Opción | Descripción |
Número de días — sincronización corta | Ventana de sincronización corta de eventos (por defecto: 2 días) |
Número de días — sincronización prolongada | Ventana de sincronización prolongada de eventos (por defecto: 365 días) |
Opciones — Infraestructura
Opción | Descripción |
Uso de un proxy | Si su centro dispone de un cortafuegos (firewall), el conector puede utilizar un servidor proxy para comunicarse con Alcuin |
Sincronización descendente — De Alcuin a Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando creas o modificas sesiones o clases en Alcuin, toda la información asociada a ellas se transfiere a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta transferencia de datos se lleva a cabo en el momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente las hojas de asistencia, mostrando:
El nombre del curso
La fecha
La hora de inicio y fin
El aula de formación
El/los docente(es)
El(los) estudiante(es)
El grupo o grupos asociados (si la opción está activada)
Los estudiantes
Una vez realizada la sincronización, los alumnos que tengan una clase programada en Edusign durante el periodo de sincronización se crearán automáticamente con la siguiente información:
Nombre (obligatorio)
Apellido (obligatorio)
Dirección de correo electrónico (obligatorio)
Nota: Los alumnos solo aparecen en Edusign a partir del momento en que tienen una sesión de formación programada en la ventana de sincronización. No te preocupes si no ves a todos tus alumnos de inmediato.
Los ponentes
Al igual que en el caso de los alumnos, los profesores que tengan una clase programada en la franja horaria se crearán automáticamente con:
Nombre (obligatorio)
Apellido (obligatorio)
Dirección de correo electrónico (obligatorio)
Los grupos
Si se ha configurado un directorio de grupos, estos se sincronizarán automáticamente con:
Nombre del grupo (obligatorio)
Estudiantes adscritos
Los grupos que no tengan alumnos en la ventana de sincronización se ignoran. La sincronización de los grupos se puede desactivar si no se desea.
Sincronización de eventos (agenda del estudiante)
Además de las hojas de asistencia, el conector Alcuin puede sincronizar el horario de los alumnos en forma de eventos en Edusign.
Los eventos muestran:
El nombre del evento
La descripción (si está disponible)
La fecha y los horarios (inicio/fin)
La sala
Los ponentes adscritos
Los alumnos y los grupos a los que pertenecen
Un código de colores según el tipo de actividad (formación, examen, cita, clases prácticas...)
Los eventos se sincronizan independientemente de las hojas de asistencia, con su propio intervalo de sincronización (corto o largo). Los eventos huérfanos (eliminados en Alcuin) se borran automáticamente en Edusign.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
El curso se creó el mismo día o corresponde a una sesión anterior | Edusign solo sincroniza las clases futuras dentro del intervalo configurado (15 días por defecto) |
El curso no tiene ningún profesor válido | El participante debe indicar su nombre, apellidos y una dirección de correo electrónico válida |
El curso no tiene al menos un alumno válido | El alumno debe tener un apellido, un nombre y una dirección de correo electrónico válida |
El correo electrónico de un ponente aparece por duplicado en Alcuin | En aras de la coherencia, Edusign impide que se repitan los ponentes |
Los alumnos no figuran en el directorio correcto | Si se han configurado credenciales de directorio, los alumnos deben figurar en él para que se pueda realizar la sincronización |
Los grupos no aparecen | Comprueba que el directorio de grupos esté configurado y que los grupos incluyan alumnos con clases programadas |
En la configuración de la cuenta, en la pestaña «Conectores» (en «Más información»), hay disponible una lista de los eventos y errores relacionados con la sincronización.
Si, a pesar de estas comprobaciones, el problema persiste, ponte en contacto con nosotros a través del chat indicando:
El nombre del evento o del alumno en cuestión
La fecha de la clase
Una captura de pantalla, si es posible
FAQ de sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ escrita por nosotros puede proporcionarle más respuestas. 😉 😉
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