Edusign y Formeis: todo lo que necesitas saber
Formeis es un software de gestión para centros de formación, que permite planificar cursos, realizar el seguimiento de la asistencia y gestionar a los estudiantes.
¡Adiós a las entradas dobles! Tus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Formeis y Edusign. 🥰
Cuando utilizas una conexión entre un ERP y Edusign, no debes crear alumnos, formadores o sesiones de cursos directamente en Edusign. En caso contrario, corres el riesgo de eliminación o duplicación de tus datos.
La sincronización desde Formeis hacia Edusign
La integración permite a Edusign recuperar datos relacionados con las formaciones desde Formeis.
Esta información permite generar una hoja de asistencia en Edusign.
Luego, usted (o sus instructores) puede marcar los aprendices. ¡La hoja está lista y firmada!
Finalmente, la información de presencia y ausencia también se devuelve a Formeis.
Frecuencia de sincronización
El conector se sincroniza automáticamente todas las noches.
Durante una sincronización, la información se recupera de Formeis a Edusign, y las presencias/ausencias se envían de nuevo a Formeis.
✅ Ventana de sincronización: 2 a 5 días continuos
Los cursos programados en los próximos 2 a 5 días se sincronizan. Aquellos que estén más adelante serán visibles después. Los cursos pasados no se sincronizan.
Si necesitas forzar una sincronización en caso de cambios de último minuto, puedes hacerlo.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Formeis, aquí están los pasos:
✉️ Contacto con Formeis
El cliente debe enviar un correo a Formeis para expresar su solicitud de conexión.
💳 Costo del conector
Costos de instalación
Tarifa anual (variable según el número de estudiantes)
Formeis puede activar gratuitamente la conexión a modo de prueba por 1 a 2 semanas antes de la validación.
🚀 Información a transmitir a Formeis
Clave API de la cuenta Edusign
⏳ Plazos de implementación
Mínimo: 2 días
Máximo: 2 semanas (depende de la carga de Formeis)
🔐 Recomendación técnica
Usar una cuenta nueva
Generar una nueva clave API
Información descendente hacia Edusign
📖 Hojas de asistencia
Cuando se crea o modifica una sesión en Formeis, se convierte en una hoja de asistencia en Edusign. Los datos incluyen:
Nombre
Fecha
Hora de inicio y fin
Instructores
Aprendices
Sala
👩🎓 Aprendices
Creados automáticamente en Edusign si una sesión los involucra. Información:
Nombre (obligatorio)
Apellido (obligatorio)
Correo electrónico (obligatorio)
Teléfono (opcional)
⚠️ Todos los estudiantes se cargan sin distinción entre activos/inactivos. Aquellos precedidos por un * son inactivos y deberán ser archivados en Edusign.
👨🏫 Instructores
Creados automáticamente con:
Nombre
Apellido
Correo electrónico
⚠️ Formeis distingue dos tablas: Formadores (internos) y Intervenientes externos. Ambos deben seleccionarse para una correcta sincronización y se agrupan en la pestaña "Intervenientes".
👥 Grupos
Los grupos no se sincronizan individualmente. Aparecen vacíos en la pestaña "Grupos" pero los aprendices están correctamente vinculados en las hojas de presencia.
Preguntas Frecuentes - Sincronización descendente
¿Por qué no aparecen algunas hojas?
Sesión fuera de alcance
Falta de instructores/aprendices válidos
Duplicado de correo electrónico de profesor
¿Cómo gestionar los repetidores?
Su matrícula cambia: asegúrate de transmitir la nueva promoción para que sean tenidos en cuenta.
¿Se pueden modificar manualmente los grupos?
Sí, pero no usar importación de Excel, ya que esto rompería la sincronización.
La sincronización ascendente de datos de asistencia 🛫
La sincronización ascendente estándar de Edusign hacia Formeis permite enviar:
Presencias/Ausencias de los aprendices
Presencias de los instructores
Se realiza en cada sincronización, solo para las hojas archivadas.
⚠️ Una sesión no firmada se considera como no justificada por defecto.
Puntos de atención:
Las ausencias se registran directamente en Edusign comautomáticamente, sin modificaciones desde Formeis.
El motivo de la ausencia se registra, pero no el justificativo todavía.
Funcionalidades utilizadas prioritariamente por los IFSI
✅ Marcación de asistencia a través de etiquetas NFC (si hay una sala) o Código QR (App de Estudiantes)
✅ Gestión de ausencias + justificativos
✅ Alertas de abandono (a través de la asistencia)
✅ Firma electrónica de documentos (derechos, convenios...)
✅ Documentos sin firma (certificados, convocatorias)
✅ Encuestas de satisfacción y feedbacks de prácticas
Necesidades y solicitudes identificadas
Posibilidad de segmentar las formaciones mediante multi-cuentas: no es posible actualmente (1 clave API por cuenta)
Gestión de cursos no obligatorios: necesidad de evitar ausencias injustificadas para estudiantes no financiados
Opción de validación antes del envío para las evaluaciones (para evitar que suban)
Puntos de precaución
Una vez iniciado el ajuste, los datos comienzan a subir inmediatamente.
Las direcciones de correo electrónico son fundamentales para todos los contactos. Sin esto, no es posible que la información baje correctamente
No hay código QR seguro disponible en el área de administración.
📅 Recomendaciones de configuración de Edusign con el conector Formeis
Empezar con una cuenta nueva
Configura correctamente la bajada de datos en orden (Promociones, Instructores, Planificaciones...).
Activa las opciones según las necesidades (firma de documentos, alertas...)
Para ir más allá
Visita nuestro centro de ayuda.
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