¡No más entradas duplicadas! Tus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Celcat y Edusign. 🥰
¡Atención! Cuando uses una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign.
En caso contrario, podrías causar la eliminación o duplicación de tus datos.
Si no se respeta esta regla, el conector no podrá tener en cuenta el recurso creado manualmente, por lo que no podrá sincronizarlo ni extraer los datos de asistencia.
La sincronización desde Celcat WEBAPI a Edusign
La integración permite que Edusign recupere datos relacionados con la formación desde Celcat WEBAPI.
Esta información permite generar una hoja de asistencia en Edusign.
Luego, tú (o tus instructores) pueden hacer que los estudiantes registren su asistencia.
¡La hoja está lista y firmada!
Finalmente, se envía opcionalmente la información de asistencias y ausencias hacia Celcat.
El conector se sincroniza dos veces al día
Entre las 11:00 y las 13:00 - Hora de París
Entre las 18:00 y las 21:00 - Hora de París
Durante una sincronización, la información se recupera desde Celcat hacia Edusign.
Los próximos 14 días calendario se recuperan desde Celcat.
Un curso presente en Celcat más de 14 días en el futuro aún no será visible en Edusign. Tendrás que esperar.
Los cursos pasados o creados el mismo día no serán, sin embargo, sincronizados.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Celcat, es necesario proporcionar la siguiente información a tu contacto Edusign.
Información de conexión API
Provisto por ti a tu contacto Edusign
URL (obligatorio)
URL de acceso a la API:
Password (opcional, pero recomendado)
Contraseña de acceso a la API:
xxxxxxxxxxxxx
Formato para el nombre de recursos - UserNameFormat
Permite definir cómo el conector debe interpretar y separar el nombre y el apellido de los recursos.
En Celcat, el campo del nombre/apellido está fusionado, y el formato puede variar según el establecimiento. Por ejemplo:
NOMBRE, nombreonombre NOMBRE.
Opciones disponibles
Por favor indica las opciones deseadas a tu contacto Edusign.
Envío automático de identificadores a instructores y estudiantes al agregarlos en Edusign.
Reenvío de la asistencia de los estudiantes hacia Celcat.
Identificadores de planificación - TimeTableIds
Por defecto, todas las planificaciones disponibles en Celcat están sincronizadas con tu organización de formación en Edusign.
Sin embargo, si activas esta opción, sólo se tendrán en cuenta las planificaciones específicamente indicadas, permitiéndote sincronizar solo las que te interesen.
A tener en cuenta: las planificaciones pueden cambiar cada año (por ejemplo: "Planificación 2024-2025"), esta lista deberá actualizarse cada año.
Filtro por nombre de categoría (incluidos) - EventCategoryNamesIncluded
Si se activa esta opción, sólo se incluirán los eventos que pertenezcan a los nombres de categorías especificados (ejemplo: “Salones magistrales”).
Esta opción tiene prioridad sobre la opción que permite excluir ciertas categorías (eventCategoryNameExcluded).
Filtro por nombre de categoría (exclusiones). EventCategoryNamesExcluded
Si
eventCategoryNameIncludedno está definida, se excluirán los eventos que pertenezcan a los nombres de categorías especificados.
Tu conector ya está instalado y ¿quieres activar una opción?
Haznos saber a través del chat.
Información descendente hacia Edusign
📖 Las hojas de presencia.
Al crear o modificar sesiones/clases/cursos en Celcat, toda la información asociada descenderá hacia Edusign en forma de hojas de presencia. Esta transferencia de información solo se llevará a cabo al momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente las hojas de presencia apareciendo:
Su nombre.
Su fecha.
La hora de inicio y fin.
La sala de formación.
El o los instructores.
El o los estudiantes.
Nota: solo a partir del momento en que las hojas de presencia están vinculadas a un individuo (estudiante o instructor) este será criado en Edusign.
En otras palabras, no te preocupes si no ves aparecer todos los archivos/perfiles de tus estudiantes e instructores en Edusign. Solo existirán en la aplicación a partir del momento en que tengan una sesión prevista en la semana.
Mis hojas de presencia no se transmiten de nuevo a Edusign. ¿Por qué?
¡No te preocupes! Puede haber varias razones:
La hoja de presencia se creó el mismo día o se refiere a una sesión que tuvo lugar en el pasado (Edusign solo sincroniza las hojas de presencia de los próximos 14 días)
La hoja de presencia no se creó en la empresa correcta
La hoja de presencia no está programada en el sector correcto y la opción está activada en el conector
La hoja de presencia no tiene un instructor o el instructor no es válido (debe tener un nombre, apellido y una dirección de correo válida)
La hoja de presencia no tiene al menos un estudiante válido (debe tener un nombre, apellido y una dirección de correo válida)
El correo electrónico del profesor está presente dos veces en Celcat: por consistencia de datos, Edusign bloquea el duplicado de instructores — no pudiendo crearse una segunda ocurrencia del mismo instructor, las hojas asociadas no se suben.
Si después de estas verificaciones, la hoja no es bajada, háznoslo saber por el chat.
Una lista de eventos y errores de la sincronización del conector está disponible para ayudarte con la configuración de la cuenta en la pestaña "Conectores" (bajo "Más información")
También puedes acceder directamente a través del siguiente enlace.
👨🎓 Los estudiantes.
Una vez efectuada la sincronización, el estudiante que tiene un curso planificado en Edusign en los próximos 14 días será creado automáticamente. Luego encontrarás todos los perfiles/archivos de tus estudiantes en el menú Estudiantes que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su apellido (obligatorio).
Su correo electrónico (obligatorio).
Su número de teléfono (opcional).
👨🏫 Los instructores.
De la misma forma que para los estudiantes, una vez efectuada la sincronización, el instructor que tiene un curso planificado en Edusign en los próximos 14 días será creado automáticamente. Luego encontrarás todos los perfiles/archivos de tus instructores en el menú Instructores que mostrarán:
Su nombre (obligatorio).
Su nombre (obligatorio).
Su correo electrónico (obligatorio).
🫂Los grupos.
Si la opción de subida de grupos está activada, una vez realizada la sincronización, los grupos se crearán automáticamente. Luego, encontrará todos los grupos en el menú Grupos, que mostrarán:
Su nombre (obligatoriamente)
Los aprendices asociados (obligatoriamente)
FAQ sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ redactada por nosotros podrá darle más respuestas todavía. 😉
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