¡No más entradas duplicadas! Tus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Celcat y Edusign. 🥰
Cuando uses una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign. En caso contrario, podrías causar la eliminación o duplicación de tus datos.
Funcionamiento
La integración permite a Edusign recuperar datos relacionados con los cursos desde Celcat WEBAPI.
Esta información permite generar hojas de asistencia en Edusign.
A continuación, tú (o tus instructores) podéis hacer que los estudiantes firmen el registro y.
Celcat no dispone de un sistema de control de asistencia. La información sobre presencias y ausencias no se envía a Celcat. La sincronización es únicamente descendente (de Celcat a Edusign).
Periodicidad de sincronización
🛬 Sincronización descendente (Celcat → Edusign)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 14:00, y luego entre las 18:30 y las 22:00 — Hora de París
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora. Es preferible que envíes tus modificaciones, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
🫂 Sincronización de cohortes (bajo petición)
Esta sincronización se inicia manualmente cuando se solicita, con el fin de importar previamente a todos los alumnos y profesores que figuran en Celcat, independientemente de los cursos programados. Es útil para crear previamente los perfiles en Edusign.
Característica específica de Celcat: el formato de los nombres
En Celcat, el nombre y los apellidos de las personas (alumnos y personal docente) se agrupan en un único campo. El formato puede variar según el centro.
Durante la instalación, es obligatorio especificar el formato utilizado en tu instancia de Celcat para que el conector pueda separar correctamente el nombre y los apellidos.
Requisito previo importante: antes de iniciar la configuración del conector, es necesarioarmonizar el formato de los nombres de tus contactos (alumnos y profesores) en Celcat. Si los nombres no siguen un formato coherente (por ejemplo, una mezcla de «Apellidos, Nombre» y «Nombre Apellidos»), el conector no podrá interpretarlos correctamente y algunos perfiles no se crearán en Edusign.
Formato | Nombre técnico | Ejemplo |
Apellidos, Nombre |
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Nombre Apellidos |
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Apellido Nombre (distinción entre mayúsculas y minúsculas) |
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El formato por mayúsculas (apellido en mayúsculas y luego nombre) resulta útil cuando el apellido siempre se escribe en mayúsculas. El conector detecta automáticamente las partes en mayúsculas como apellido y el resto como nombre, incluso en el caso de los apellidos compuestos.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Celcat, es necesario proporcionar la siguiente información a tu contacto Edusign.
Información previa
Parámetro | Descripción |
URL de la API | URL de acceso a Celcat WEBAPI (obligatorio) |
Contraseña de la API | Contraseña de acceso a la API |
Formato de los nombres | El formato «nombre/apellidos» utilizado en tu instancia de Celcat (obligatorio). Véase la sección anterior |
Token Edusign | Suministrado por Edusign durante la instalación |
Configuración adicional
Parámetro | Descripción |
Identificadores de planificación | Por defecto, todos los horarios disponibles en Celcat están sincronizados. Si activas esta opción, solo se tendrán en cuenta los horarios que se indiquen específicamente. Atención: dado que los calendarios pueden cambiar cada año (por ejemplo, «Calendario 2024-2025»), esta lista deberá actualizarse en consecuencia cada año. |
Filtrar por departamento | Si se activa, solo se sincronizarán los eventos que pertenezcan a los departamentos especificados |
Opciones adicionales disponibles
Opción | Descripción |
Envío automático de las credenciales | Envío automático de los datos de acceso a los profesores y alumnos cuando se les añade a Edusign. Por defecto, no se envía. |
Estudiantes vinculados únicamente a través de los grupos | Por defecto, la integración requiere que haya alumnos asociados directamente a cada evento. |
Filtrado de estudiantes por campos personalizados | Permite sincronizar únicamente a los alumnos que cumplan determinados criterios en los campos personalizados de Celcat (custom1, custom2, custom3). Lógica «Y»: el estudiante debe cumplir todos los requisitos especificados |
Ventana de sincronización personalizada | Permite modificar el número de semanas recuperadas desde Celcat (por defecto: 56 semanas / ~13 meses). Normalmente se reduce para acortar el tiempo de sincronización. |
¿Su conector ya está instalado y quiere activar una opción? Haznos saber a través del chat. 🤗
Sincronización descendente: de Celcat a Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando creas o modificas sesiones o clases en Celcat, toda la información asociada a ellas se transfiere a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta transferencia de datos solo se lleva a cabo en el momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente las hojas de asistencia, mostrando:
Su nombre (compuesto por: categoría - departamento - módulo - nombre del evento)
Sus fechas
La hora de inicio y de fin
El aula de formación
El/los formador(es)
El(los) estudiante(es)
Los grupos (si procede)
Nota: las clases que desaparecen de Celcat se eliminan automáticamente de Edusign en la siguiente sincronización.
Los estudiantes
Una vez realizada la sincronización, los alumnos que tengan una clase programada en Edusign dentro del periodo de sincronización se crearán automáticamente con:
Su nombre (obligatorio)
Su nombre (obligatorio)
Su correo electrónico (obligatorio)
No te preocupes si no ves todas las fichas de tus alumnos en Edusign. Solo aparecerán en la aplicación cuando tengan una sesión de formación programada en la ventana de sincronización.
Los ponentes
Al igual que en el caso de los alumnos, los profesores que tengan una clase programada se crearán automáticamente con:
Su nombre (obligatorio)
Su nombre (obligatorio)
Su correo electrónico (obligatorio)
Los grupos
Los grupos de alumnos se sincronizan automáticamente desde Celcat. Cada grupo muestra:
Su nombre (obligatorio)
Los alumnos adscritos (obligatorio)
Sincronización ascendente — Envío de datos de asistencia a Celcat
Los datos de asistencia y ausencia recopilados en Edusign no se envían a Celcat. Esta función no está disponible.
Sincronización de eventos (agenda del estudiante)
El conector Celcat permite la sincronización de eventos (además de las hojas de asistencia habituales) en un contexto en el que no es necesario recuperar los datos de asistencia.
Esta sincronización recoge los eventos en un intervalo de tiempo ampliado y los envía al calendario académico de Edusign. Los eventos que ya no están presentes en Celcat se eliminan automáticamente.
Sincronización de cohortes
El conector Celcat admite la sincronización de cohortes: una sincronización específica que importa a todos los alumnos y profesores de cada horario, independientemente de los eventos.
Esto permite crear previamente los perfiles en Edusign incluso antes de que se haya programado una clase en la ventana de sincronización habitual.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
La hoja no aparece en Edusign | Es posible que la clase se haya creado ese mismo día o que se refiera a una sesión anterior. Edusign solo sincroniza las clases futuras |
El horario no es el correcto | Comprueba que los datos de identificación de la planificación configurados sean correctos. Los horarios suelen cambiar cada año |
El ponente o el alumno no aparece | Debe tener un nombre, un apellido y una dirección de correo electrónico válida en Celcat. Comprueba también que el formato de los nombres esté correctamente configurado |
Duplicado de ponente | Si el correo electrónico de un profesor aparece dos veces en Celcat, Edusign bloquea el duplicado; las hojas asociadas no se enviarán. |
Los estudiantes no aparecen | Si tus alumnos están vinculados únicamente a través de grupos (y no directamente a los eventos), comprueba que la opción correspondiente esté activada |
El lunes no se tiene en cuenta | Algunas instancias de Celcat utilizan el 0 para el lunes. Comprueba que la opción «Gestión del lunes (día 0)» esté activada |
La API de Celcat no responde | Los servidores de Celcat suelen estar detrás de un proxy. Comprueba que nuestras direcciones IP estén incluidas en la lista blanca |
FAQ sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ redactada por nosotros podrá darle más respuestas todavía. 😉
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