¡Terminada la doble entrada! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre FCA Manager y Edusign. 🥰
Cuando utiliza una conexión entre un ERP y Edusign, se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign.
En caso de que así sea, corre el riesgo de eliminar o duplicar sus datos.
Funcionamiento
La conexión entre Edusign y FCA Manager es bidireccional. Coexisten dos flujos de información distintos:
Flujo descendente 🛬: La planificación que introduzcas en FCA Manager se transfiere automáticamente a Edusign en forma de hojas de asistencia (sesiones, alumnos, ponentes, grupos).
Flujo ascendente 🛫: Los datos de asistencia recopilados en Edusign (presencias, ausencias, ausencias justificadas, retrasos, salidas anticipadas, expulsiones) se transfieren automáticamente a FCA Manager.
Periodicidad de sincronización
Las sincronizaciones descendentes y ascendentes son procesos distintos.
🛬 Sincronización descendente (FCA Manager → Edusign)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 14:00, y luego entre las 18:30 y las 22:00 — Hora de París
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora. Es preferible que envíes tus modificaciones, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
Recopila las clases, los alumnos y los profesores de los próximos 14 días consecutivos. Las clases que ya se han impartido o que se han creado ese mismo día no se sincronizan.
🛫 Sincronización ascendente (Edusign → FCA Manager)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 13:30, y luego entre las 18:30 y las 21:00 — Hora de París
Envía las presencias y ausencias de las hojas bloqueadas a FCA Manager.
Nota: solo se recogen las hojas que se han bloqueado desde la última sincronización.
Instalación
Informaciones pre-requisitas
Parámetro | Descripción |
URL de la API de FCA Manager | La URL de acceso a tu API de FCA Manager (que suele terminar en |
Nombre de usuario | Identificador de la cuenta API de FCA Manager |
Contraseña | Contraseña de la cuenta API de FCA Manager |
Token Edusign | El token de la API de tu cuenta de Edusign. Tu persona de contacto en Edusign te lo puede facilitar. |
Opciones adicionales disponibles
🛬 Sincronización descendente (FCA Manager → Edusign)
Opción | Descripción |
Filtrado por códigos de referencia de actividad | Sincronizar únicamente las sesiones relacionadas con acciones cuyo código de referencia de actividad figure en una lista definida (se distingue entre mayúsculas y minúsculas). Por experiencia, los códigos no llevan el año como sufijo (ejemplo válido: |
Incluir las inscripciones no confirmadas | Sincronizar a los alumnos cuyo estado de matrícula sea «Opcional, sin confirmar», además de las matrículas confirmadas |
Ponentes del ámbito de la enseñanza | Crear los participantes en Edusign a partir del programa educativo FCA si no se ha seleccionado ninguno directamente en la sesión |
Desactivación de la sala | Desactivar la sincronización de la aula de formación en las hojas de asistencia |
Formaciones | Sincronizar las acciones formativas de FCA Manager como cursos de Edusign (beta) |
Envío automático de las credenciales | Enviar automáticamente un correo electrónico de creación de cuenta a los alumnos y/o profesores cuando se les añada a Edusign |
🛫 Informe de asistencia (Edusign → FCA Manager)
Opción | Descripción |
Aumento de la asistencia | Enviar los datos de asistencia y ausencia de los alumnos a FCA Manager |
Motivo de ausencia por defecto | Definir un motivo de ausencia «FCA Manager» como valor alternativo cuando el motivo «Edusign» no tenga correspondencia. Al crear el conector, solo se importan los motivos de tipo «justificado» de FCA |
Información sobre los retrasos | Registrar el tiempo de retraso de los alumnos como ausencia justificada |
Aumento de las salidas anticipadas | Registrar las salidas anticipadas de los alumnos como ausencias justificadas |
Repaso de las exclusiones | Registrar las exclusiones de los alumnos como ausencias justificadas |
Validación obligatoria del formador | Exigir la presencia del participante aunque no haya firmado la hoja de asistencia. Recomendado: en FCA Manager, una falta de firma por parte del profesor impide que se registre la asistencia de los alumnos |
La solicitud para activar estas opciones se realiza a través del chat de Edusign. Previa solicitud, y en función de la viabilidad técnica, se pueden considerar otros parámetros.
🛬 Sincronización descendente: de FCA Manager a Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando creas o modificas sesiones en FCA Manager, la información correspondiente se transfiere a Edusign en forma de hojas de asistencia:
Nombre de la sesión (título de la clase)
Código de referencia de la asignatura (en la descripción)
Fecha
Hora de inicio y fin
Aula de formación (si la opción no está desactivada)
Ponente(s) asociado(s)
Alumnos asociados
Los estudiantes
En Edusign se crea automáticamente un alumno en cuanto se le asigna una clase en la ventana de sincronización. Los datos sincronizados son:
Nombre (obligatorio)
Nombre (obligatorio)
Correo electrónico (obligatorio; se utiliza prioritariamente la dirección principal)
Por defecto, solo se sincronizan los alumnos con el estado de inscripción «Confirmado». La opción de incluir las inscripciones no confirmadas permite ampliar el alcance.
Los ponentes
Del mismo modo, se crea automáticamente un profesor en Edusign en cuanto tiene una clase programada en la ventana de sincronización:
Nombre (obligatorio)
Nombre (obligatorio)
Correo electrónico (obligatorio; se utiliza prioritariamente la dirección principal)
Si la opción está activada, el conector también puede recuperar los participantes definidos en el nivel de la asignatura FCA cuando no se haya asignado ningún participante directamente a la sesión.
Las personas (alumnos y profesores) solo aparecen en Edusign cuando tienen una sesión programada en los próximos 14 días.
Los grupos
Los grupos de alumnos definidos en FCA Manager se sincronizan automáticamente con Edusign:
Nombre del grupo (obligatorio)
Código del grupo (en la descripción)
Estudiantes adscritos (obligatorio)
Los grupos se eliminan automáticamente cuando un mismo grupo aparece en varias sesiones.
🛫 Sincronización ascendente — Envío de los datos de asistencia a FCA Manager
Funcionamiento
Las hojas de asistencia las firman en Edusign tanto los alumnos como los profesores.
El documento está archivado (bloqueado) en Edusign.
En la próxima sincronización ascendente, los datos de asistencia se transmiten a FCA Manager.
Datos recopilados
Asistencia de los aprendices: presencia (duración realizada), ausencia justificada y/o injustificada para cada hoja de asistencia archivada.
Asistencia de los formadores: la duración de la presencia del formador se envía sistemáticamente a FCA Manager (no se requiere ninguna opción). Si la opción de validación forzada está activada, el formador se considera presente incluso sin firma.
Importante: en FCA Manager, si falta la firma de un formador en una sesión, no se podrá registrar la asistencia de los aprendices de dicha sesión. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente activar la opción de validación de formador forzada.
Motivos de ausencia
La correspondencia de los motivos de ausencia entre Edusign y FCA Manager se configura automáticamente al crear el conector:
Los motivos de ausencia de tipo «justificado» se obtienen de la API de FCA Manager y se asocian a los motivos de Edusign.
Se puede definir un motivo predeterminado como valor de respaldo cuando el motivo utilizado en Edusign no tiene correspondencia en FCA Manager.
Los motivos de tipo «injustificado» no se importan de forma predeterminada. Ponte en contacto con nosotros si esto te supone algún problema.
Retrasos, salidas anticipadas y expulsiones
Si las opciones correspondientes están activadas:
Retrasos: el tiempo de retraso del alumno se registra como ausencia justificada. El resto de la sesión se contabiliza como asistencia.
Salidas anticipadas: el tiempo de ausencia tras la salida del alumno se registra como ausencia justificada. El resto se contabiliza como asistencia.
Exclusiones: el tiempo de ausencia tras la exclusión se registra como ausencia justificada. El resto se contabiliza como asistencia.
La desarchivación de una hoja tras una primera sincronización puede provocar errores. Se aconseja no desarchivar una hoja ya sincronizada.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
Las sesiones no aparecen en Edusign | Comprueba que las sesiones estén programadas para los próximos 14 días en FCA Manager. Las clases creadas ese mismo día o en el pasado no se sincronizan. |
Las sesiones no aparecen a pesar de que la ventana es la correcta | Comprueba que la sesión cuente con al menos un ponente válido (nombre, apellidos, correo electrónico) y al menos un alumno válido. |
El filtro por códigos de referencia de actividad está activo | Comprueba que la sesión esté correctamente vinculada a una acción cuyo código de referencia figure en la lista configurada. |
Los alumnos aparecen por duplicado | No crees alumnos manualmente en Edusign cuando el conector esté activo. Comprueba que la dirección de correo electrónico del alumno sea única en FCA Manager. |
Los alumnos o los ponentes no aparecen | Solo aparecen cuando tienen un curso dentro de la ventana de sincronización (14 días consecutivos). |
Un formador tiene una dirección de correo electrónico duplicada en FCA Manager | Para garantizar la coherencia de los datos, Edusign bloquea los duplicados de los formadores. Si un mismo correo electrónico aparece dos veces en FCA Manager, las hojas asociadas al duplicado no se sincronizarán. |
Las ausencias no se comunican a FCA Manager | Comprueba que las hojas de asistencia estén correctamente archivadas (bloqueadas) en Edusign. |
Las ausencias de los aprendices están bloqueadas en FCA | Comprueba que la firma del formador figure correctamente en FCA. Activa la opción de validación de formador forzada si es necesario. |
Faltan las inscripciones «no confirmadas» | La opción de incluir las inscripciones no confirmadas debe ser activada por Edusign. |
En la configuración de tu cuenta de Edusign, en la pestaña «Conectores» (en «Más información»), encontrarás una lista de los eventos y errores relacionados con la sincronización.
Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros indicando:
El nombre de su organización
El identificador de tu cuenta de Edusign (School ID)
Una descripción detallada del problema que se ha producido
FAQ sincronización descendente.
Si todavía tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ elaborada por nosotros le podrá dar más respuestas. 😉
FAQ sincronización ascendente
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