¡Se acabó la doble entrada! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Aimaira y Edusign. 🥰
Se desaconseja crear o modificar elementos directamente en Edusign cuando está utilizando una conexión ERP, ya que esto puede provocar la eliminación o duplicación de datos.
Funcionamiento
La integración funciona de forma bidireccional:
Sincronización descendente (de Aimaira a Edusign): Las sesiones, los ponentes, los alumnos y los grupos que figuran en Aimaira se importan automáticamente y se crean o actualizan en Edusign en forma de hojas de asistencia.
Sincronización ascendente (de Edusign a Aimaira): Los datos de asistencia (presencias, ausencias, motivos) recopilados en Edusign se envían a Aimaira.
Periodicidad de sincronización
Las sincronizaciones descendentes y ascendentes son procesos distintos.
🛬 Sincronización descendente (Aimaira → Edusign)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 14:00, y luego entre las 18:30 y las 22:00 — Hora de París
Los horarios de las sincronizaciones pueden variar ligeramente. No recomendamos realizar cambios de última hora. Es preferible que envíes tus modificaciones, como mínimo, el día anterior a una clase programada para el día siguiente.
Recopila las clases, los alumnos y los profesores de los próximos 14 días consecutivos.
Una clase programada en Aimaira con más de 14 días de antelación aún no será visible en Edusign. Las clases que ya se han impartido o que se han creado ese mismo día no se sincronizan. Las sesiones canceladas en Aimaira se ignoran.
🛫 Sincronización ascendente (Edusign → Aimaira)
Dos veces al día: entre las 11:30 y las 13:30, y luego entre las 18:30 y las 21:00 — Hora de París
Envía las presencias y ausencias de las hojas bloqueadas a Aimaira.
Nota: solo se elevan las hojas que se han desbloqueado desde la última sincronización.
La desarchivación de una hoja después de una primera sincronización puede causar errores. Se aconseja no desarchivar una hoja ya sincronizada.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Aimaira, debe proporcionar la siguiente información a su contacto de Edusign.
Información requerida previamente
Para conectar Edusign a su cuenta de Aimaira, contacte a su interlocutor de Aimaira para solicitar acceso a su API. Una vez hecha la solicitud, se le proporcionará una URL, una identificación y una contraseña.
Parámetro | Descripción |
URL | URL de acceso a la API de Aimaira (por ejemplo: |
Identificador | Identificador de acceso a la API (p. ej.: |
Contraseña | Contraseña de acceso a la API de Aimaira |
Token de la API de Edusign | Tu persona de contacto en Edusign puede recuperarlo |
Configuración adicional
Por favor indica las opciones deseadas a tu contacto Edusign.
Opción | Descripción |
Envío automático de las credenciales | Envío automático de identificadores a los docentes y estudiantes al momento de su adición en Edusign |
Filtrado por estructuras (Marca) | Permite filtrar las sesiones que se van a sincronizar por identificador de centro (denominado «Marca» en Aimaira). Facilita los datos de identificación a tu persona de contacto de Edusign (por ejemplo: |
Opciones de sincronización descendente
Estas opciones permiten refinar los datos que se extraen de Aimaira y se transfieren a Edusign.
Opción | Descripción |
Uso del correo electrónico del colegio | Utiliza el correo electrónico del centro educativo (el que se facilitó al inscribirse) en lugar del correo electrónico personal de los alumnos. En caso de no disponer de una dirección de correo electrónico de la escuela, se utilizará la dirección personal como último recurso. |
Importación de tutores de empresa | Importa a los tutores (tutor de prácticas y segundo tutor de prácticas) desde los convenios vinculados a los alumnos, como contactos externos en Edusign. ⚠️ Es necesario que el convenio esté en estado "completado" para que el tutor sea importado a Edusign |
↳ Filtrar por estado del convenio | Limita la importación de tutores a aquellos acuerdos cuyo estado se corresponda con uno o varios códigos específicos (por ejemplo: «Completado»). Indícalo a tu persona de contacto en Edusign |
Importación de eventos comunes | Importa los eventos comunes de Aimaira (conferencias, talleres, etc.) como hojas de asistencia en Edusign |
↳ Ponente por defecto | Si la importación de eventos comunes está activada, es necesario indicar un responsable por defecto que ya figure en Edusign. Facilitar tu identificador de Edusign (por ejemplo: |
Opciones para informar sobre la asistencia
Estas opciones solo se aplican si está activado el envío de datos de asistencia (de Edusign a Aimaira).
Opción | Descripción |
Remontée des données de présence | Activa el envío de los datos de asistencia de los alumnos a Aimaira. Requisitos previos para todas las opciones que se indican a continuación. |
Cambio automático al estado «Realizada» | Al realizar el informe, cambia automáticamente el estado de la planificación a «Realizada». Muy recomendable: sin esta opción, la asistencia no se ve desde el lado del cliente en Aimaira |
Gestión de los retrasos | Envía los retrasos de los alumnos a Aimaira |
Gestión de exclusiones | Envía las ausencias a clase a Aimaira |
Gestión de las salidas anticipadas | Envía las salidas anticipadas a Aimaira |
Sincronización descendente — De Aimaira a Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando creas o modificas sesiones en Aimaira, la información relacionada se envía a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta operación se realiza automáticamente durante la sincronización.
Datos que figuran en las hojas de asistencia:
Su nombre (nombre del curso «Aimaira»)
Su descripción (denominación externa de la asignatura + aula, si está disponible)
Su fecha de inicio y de finalización
El aula de formación
El/los docente(es)
El(los) estudiante(es)
El grupo o los grupos
Los usuarios (alumnos y profesores) solo se crean en Edusign a partir del momento en que se les asigna una sesión en la ventana de sincronización (14 días).
Los estudiantes
Una vez realizada la sincronización, los alumnos que tengan una clase programada en Edusign en los próximos 14 días se crean automáticamente con:
Su nombre (obligatorio)
Su nombre (obligatorio)
Su correo electrónico (obligatorio)
Sus tutores de empresa (si la opción está activada)
Los ponentes
Del mismo modo, los ponentes que tengan una clase programada en los próximos 14 días se crean automáticamente con:
Su nombre (obligatorio)
Su nombre (obligatorio)
Su correo electrónico (obligatorio)
Los grupos
Los grupos de la sesión de Aimaira se crean y actualizan automáticamente con:
Su nombre (obligatorio)
Su código (descripción)
Los alumnos adscritos (a través de las inscripciones del grupo)
Eventos comunes (opcional)
Si la importación de eventos comunes está activada, los eventos comunes de Aimaira (conferencias, talleres, repaso de temas, etc.) también se importan como hojas de asistencia en Edusign. Se someten al mismo proceso de selección por estructura que las sesiones clásicas.
Se requiere un ponente por defecto, ya que los eventos comunes no suelen tener un profesor asociado.
Mis hojas de asistencia no aparecen en Edusign. ¿Por qué?
¡No te alarmes! Puede haber varias razones:
La hoja de asistencia se ha creado el mismo día o corresponde a una sesión pasada (Edusign solo sincroniza los próximos 14 días)
Se ha cancelado la sesión en Aimaira
La hoja de asistencia no está planificada en la estructura correcta (Marca)
La hoja de asistencia no tiene un docente o el docente no es válido (debe tener nombre, apellido y una dirección de correo válida)
La hoja de asistencia no tiene al menos un estudiante válido (debe tener nombre, apellido y una dirección de correo válida)
El curso «Aimaira» no existe (identificador no válido)
En la configuración de la cuenta, en la pestaña «Conectores» (en «Más información»), hay disponible una lista de los eventos y errores relacionados con la sincronización.
Sincronización ascendente — Transmisión de datos de asistencia a Aimaira
Funcionamiento
El formador hace que los alumnos firmen en Edusign.
La hoja de asistencia está bloqueada (archivada) en Edusign.
En la próxima sincronización, los datos de asistencia se enviarán a Aimaira.
Datos de subida
Para cada alumno de un curso bloqueado:
Estado de asistencia (presente / ausente)
Fecha y hora del control de asistencia
Hora de inicio y fin efectivas de la presencia
Motivos de ausencia
Si se han configurado los motivos de ausencia (asignación entre los motivos de Edusign y los de Aimaira), se envía el motivo correspondiente junto con la ausencia.
La asignación de los motivos se realiza durante la instalación. Ponte en contacto con tu persona de contacto de Edusign para configurar los motivos o solicitar una captura de pantalla de los motivos de Aimaira disponibles.
Cambio al estado «Realizada»
Si la opción está activada, la planificación de Aimaira pasa automáticamente al estado «Realizada» al registrar la asistencia. Esto es necesario para que los datos de asistencia sean visibles para el cliente en Aimaira.
Retrasos, exclusiones y salidas anticipadas
Si las opciones correspondientes están activadas:
Retrasos: la hora efectiva de inicio del alumno se retrasa el número de minutos de retraso
Exclusiones: se marca al alumno como excluido con la hora de finalización correspondiente
Salidas anticipadas: se indica que el alumno ha salido antes de lo previsto y la hora efectiva de salida
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
La sesión no aparece en Edusign | Comprueba que sea en los próximos 14 días, que no esté cancelada y que cuente con un formador y al menos un alumno válido. |
El ponente o el alumno no aparece | Debe tener un nombre, un apellido y una dirección de correo electrónico válida en Aimaira |
Las ausencias no se registran | Comprueba que la hoja esté correctamente bloqueada en Edusign y que la opción de envío esté activada. Si la opción «Cambiar a Realizada» está activada, comprueba que la planificación haya pasado correctamente al estado «Realizada». |
Los tutores no se importan | Comprueba que la opción esté activada y que el convenio esté dentro del periodo vigente. Si el filtro por estado del convenio está activo, comprueba el estado |
Aparecen clases de otro colegio | Activar la opción de filtrado por estructura (Marca) y/o la limpieza automática de los cursos |
Los alumnos aparecen por duplicado | Comprobar que los correos electrónicos entre Aimaira y Edusign sean coherentes. Si la opción «correo electrónico del centro» está activada, asegúrate de que los correos electrónicos del centro estén correctamente introducidos |
Si, a pesar de estas comprobaciones, el problema persiste, ponte en contacto con nosotros a través del chat indicando:
El nombre de la organización
El identificador de la sesión, del alumno o del ponente en cuestión
Una captura de pantalla del problema
FAQ sincronización descendente.
Si aún tiene preguntas sobre la sincronización descendente, una FAQ redactada por nosotros puede ofrecerle más respuestas. 😉
FAQ sincronización ascendente
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